Método Gtd

Como maximizar produtividade pessoal e profissional usando o método GTD

Para administrar o tempo de maneira mais eficiente, priorizando o que é necessário ou urgente e delegando ou adiando tarefas não urgentes, o método GTD — Get Things Done é indicado como uma ferramenta para auxiliar na organização e produtividade.

A metodologia para maximizar a produtividade pessoal e profissional, consiste em produzir mais e melhor, gastando menos tempo e energia. Liberando tempo — físico e mental — para investir no autodesenvolvimento, descanso, lazer e tudo o que faz sentido para você. 

O método GTD propõe o planejamento do tempo, a partir de um fluxo para execução das atividades de rotina, proporcionando eficiência na organização de compromissos. Para aplicar o método em sua rotina, é necessário criar hábitos consistentes e, assim, aprimorar a organização de suas atividades para obter os benefícios dessa metodologia de produtividade. 

O que é o método GTD?

Criado por David Allen, o método GTD auxilia na organização e produtividade sendo uma ferramenta que ensina a utilizar o tempo de maneira mais eficiente. Do inglês “Get Things Done”, o método foi ensinado em seu livro “A arte de fazer acontecer“.

A metodologia de produtividade é aplicada em 5 etapas que auxiliam as pessoas a gerenciarem com muito mais eficiência suas tarefas diárias. O principal objetivo do método GTD é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade. Uma vez que você começa a conseguir lembrar de todos os compromissos que acontecem no seu dia, além daquele sentimento de que nada está ficando para trás, o sentimento de sobrecarga passa a ser menor.

Como aplicar o método GTD no dia a dia?

É importante compreender que o método GTD baseia-se em um conceito chamado “mind like water’‘, referência das artes marciais, que significa, basicamente, ter tudo sob controle. Ou seja, se algo sair dos trilhos, você também saberá a melhor maneira de lidar com cada uma das situações.  

O método GTD define cinco passos para organizar tarefas diariamente.  

Capturar

David Allen acredita que a nossa mente deve produzir ideias e não armazená-las. Então, nesse primeiro passo é necessário tirar as ideias e lembranças de coisas que há para se fazer e passar para um sistema confiável. Afinal, nossa mente é excelente para imaginar, criar e buscar soluções, mas tem um potencial limitado de armazenamento que exige disciplina para organizar o que está planejado e evitar a sobrecarga mental.     

Nesse primeiro passo, o importante é anotar as atividades em um lugar onde seja mais fácil organizá-las. Algumas pessoas preferem papel e caneta, agenda, outras o celular ou o computador. Anote ideias, coisas a fazer, projetos, objetivos e tudo o que surgir de relevante enquanto você está fazendo esse exercício. E que, claro, requer sua atenção e foco em algum momento. 

É recomendado que você mantenha o hábito de anotar sempre que necessário, também. Imagine que você esteja em uma reunião e ali você tem um insight interessante, mas depois não se recorda para colocá-lo em prática. 

Esclarecer

Nesta etapa você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das atividades que foram “capturadas” e, assim, decidir o que demanda sua ação naquele momento ou não. Se, ao analisar uma das ideias, você compreender que ela não demanda nenhuma ação, o que pode ser feito é “jogar” aquela informação fora, incubar, ou seja, guardar a ideia para um outro momento relevante onde ela precisará ser utilizada ou “arquivar”, como possível referência para outras ideias. 

Caso aquela ideia demande alguma ação específica, os caminhos podem ser: realizar aquela atividade ou demanda na hora, delegar para que alguém a faça ou adiar, comprometendo-se de que irá realizá-la o mais rápido possível.

Organizar

Nesse passo é importante que você organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto em que se encaixa cada um deles. Para isso, você pode criar listas e pastas. 

Por exemplo a lista de “trabalho”, onde serão colocadas todas as demandas relacionadas à carreira profissional. “Pessoal” onde estão todas as demandas do dia a dia, “Estudos” e, assim por diante. Isso ajudará você a identificar o que precisa ser feito mais facilmente em cada um desses contextos.

Refletir

É importante que você faça uma revisão periódica, de preferência semanal, das suas listas, atividades e tarefas para reavaliar prioridades e reorganizar suas obrigações. Nesse ponto, já passamos por três dos passos do método GTD: você já capturou, esclareceu e organizou as suas ideias. Para garantir que ela seja feita, anote-a como um compromisso semanal em seu calendário. 

Engajar

O último passo do método GTD é o engajamento. Isso significa que você terá que definir critérios para decidir sobre cada uma de suas ações, transformando isso em um hábito que esteja alinhado com seus propósitos e prioridades. 

Saber fazer a gestão de próprio tempo é uma das habilidades exigidas dos líderes do futuro. Por isso, busque aplicar o método para maximizar produtividade pessoal e profissional. 

Acesse outros materiais gratuitos disponíveis no blog para se aprofundar sobre administração do tempo e produtividade.

 

Aprendizagem Autodirigida

Aprendizagem autodirigida: fomentar o aprendizado impacta na retenção de talentos

O aprendizado é uma jornada de longo prazo. Durante quase toda nossa vida, somos direcionados a aprender o que é exigido pela sociedade. No caso da aprendizagem autodirigida, o aprendiz escolhe o que deseja aprender e aprimorar em seu dia a dia. Trata-se de uma educação não convencional que faz com que se busque as próprias oportunidades de desenvolvimento, bem diferente de como estamos habituados a aprender. 

O conceito de aprendizagem autodirigida vai de encontro ao que se acreditava até pouco tempo atrás, quando, teoricamente, um profissional após se formar em uma graduação ou especialidade passava a estar “apto” para trabalhar na área escolhida durante toda a vida.

Além disso, a ideia incentiva que os aprendizes tenham liberdade para empreender em suas próprias investigações e descobertas. Dedicando tempo e energia em conexões, aprendizados e redes que fazem sentido com o que ele quiser. Não ao que lhe é “imposto” como necessário. 

O assunto é rico e cheio de possibilidades para você, como indivíduo, e para o estímulo de talentos em sua empresa.  Para que você possa se aprofundar no tema, te convido a assistir do webinar que fiz junto com Alex Bretas sobre o assunto.

Por que aprendizagem autodirigida?

Antes de apresentar o conceito de aprendizagem autodirigida, explico neste artigo o porquê utilizar a aprendizagem autodirigida para furar a bolha da zona de conforto, tanto como indivíduo ou nos grupos aos quais você pertence.

“Aprendizes autodirigidos assumem total responsabilidade por suas educações, carreiras e vidas”, afirma Blake Boles, no livro A Arte da Aprendizagem Autodirigida — com prefácio e tradução de Alex Bretas.

Um aprendiz autodirigido é antes de mais nada um atento às possibilidades que estão ao seu redor e que podem levá-lo mais longe. Colocando-o em lugares onde ele realmente quer estar — sem algo ou alguém ter dito que aquele era o local ‘ideal’.

Esse é o principal porquê da aprendizagem autodirigida: proporcionar um modelo mental de busca por objetivos através do conhecimento, onde se tem motivação e liberdade para considerar todas as possibilidades e seguir apenas com aquelas que fazem sentido para a realidade do indivíduo.

Por esse motivo, pode-se definir a aprendizagem autodirigida como a atitude de buscar conhecimento, por conta própria, de maneira estruturada e, sobretudo, emocional. Uma vez que o aprendiz autodirigido busca construir conhecimento apenas em pontos em que se tem desejo de ir mais longe e se aprofundar.

Como a aprendizagem autodirigida impacta na performance de seus colaboradores?

Em tempos em que novas formas de trabalho surgem e a educação à distância é facilitada pelas tecnologias, a aprendizagem autodirigida — ou, self learning — é um modelo mental que pode ser aplicado para gerar mais motivação e empoderar pessoas na busca por novos conhecimentos.

Não há regras ou espaços definidos para usar a aprendizagem autodirigida, mas fato é que ela pode (e deve) ser fomentada na realidade de um líder ou organização que busca novas formas de motivar seu time e, sobretudo, trazer mais know-how de forma orgânica para sua equipe.

As principais vantagens da aprendizagem autodirigida para organizações e líderes são:

Além de desenvolver processos claros e se adaptar rápido a novos contextos, um líder ágil deve estimular o seu próprio protagonismo e de seus colaboradores: criando um espaço aberto para ideias e testes, com uma comunicação clara e empática.

A aprendizagem autodirigida conversa inteiramente com esse conceito. Principalmente, por esse processo de aprendizagem rejeitar tiranias e imposições. Lideranças que promovem esse tipo de aprendizagem se destacam pois ganham credibilidade ao acreditar em um futuro promissor de sua equipe com o conhecimento. Trocando o “impor” pelo “sugerir”, o “faça” pela explicação do raciocínio por trás de determinado objetivo.

Um exemplo de como aplicar a aprendizagem autodirigida na sua rotina enquanto líder ágil: 

Você precisa que seus analistas entendam as novas diretrizes da LGPD. Em vez de impor nas demandas, você pode convidar um especialista para explicar a importância dessa nova lei e, a partir desse ponto, mapear os colaboradores mais curiosos e interessados pelo tema para criar uma squad do tema. Neste período, você deixará claro suas expectativas (sem impor!) e fornecerá os recursos necessários para esse estudo.

  • Reter as pessoas certas

Os ambientes de aprendizagem autodirigidas criam um sentimento de pertencimento e estes aprendizes, uma vez que eles acabam por não gastar tempo em lugares onde se sentem constantemente entediados ou desengajados. Em resumo, a produtividade e liberdade de um liderado, torna-se cada vez mais relevante.

Além disso, podemos considerar a pluralização de ideias e novas formas de se desenvolver o trabalho, a criação de comunidades em torno do conhecimento — que direciona energia para coisas positivas e relevantes para o dia a dia de trabalho, gerando habilidades a curto prazo. Dentre inúmeras outras portas que esse sistema de aprendizado permite. 

  • Liberdade para empreender suas próprias investigações e descobertas

É fundamental oferecer um espaço de escuta ativa e de trocas em que o colaborador se sinta acolhido por parceiros de jornada e mentores, assim como disponibilizar espaços de expressão em que ele possa compartilhar o que está descobrindo e espaços de aplicação em que ele possa manipular concretamente a realidade com o que descobriu. Além disso, é imprescindível valorizar e reconhecer o talento não só pelo resultado de sua aprendizagem, mas também (e sobretudo) pelo processo vivido.

 

Trabalho Remoto

Tecnologia como suporte ao trabalho remoto

Passado mais de um ano desde o início da pandemia causada pela COVID-19, o momento de adaptação ao trabalho remoto vem sendo vencido pela grande maioria das empresas. É interessante notar que, para cada organização, a adaptação se deu de uma forma diferente, levando em conta o seguinte: o que mais funciona para minha equipe? 

O Facebook, por exemplo, anunciou que deixaria que seus funcionários trabalhassem de casa para sempre, a depender da aprovação de cada gerente de área responsável. Já a Apple, anunciou que adotará o modelo híbrido, exigindo que seus funcionários trabalhem no escritório três vezes na semana.

O Nubank foi uma das primeiras empresas brasileiras a adotar o trabalho remoto como medida para garantir a segurança dos colaboradores. A fintech tem funcionários, distribuídos em escritórios em São Paulo, Berlim, Cidade do México e Buenos Aires, atuando em esquema home office desde 12 de março, um dia após a Organização Mundial da Saúde (OMS) declarar pandemia global pelo novo coronavírus. 

Para enfrentar o desafio de manter a colaboração viva em tempos de distanciamento, a empresa investiu no fortalecimento da cultura organizacional mesmo com seus colaboradores trabalhando de casa. O que inclui desde garantir a estrutura necessária para trabalhar de casa (como computadores, cadeiras e monitores), até o suporte emocional para passar por esse momento. Além disso, a empresa manteve um canal aberto com todos os Nubankers, onde informações são compartilhadas e qualquer um pode enviar comentários, sugestões e perguntas.

A XP Investimentos ampliou a prática de home office e estuda implementar o trabalho remoto de forma permanente. O sócio e responsável pela área de Gente & Gestão da XP, Guilherme Sant’Anna, garante que, após o fim da quarentena, o funcionário poderá escolher se trabalha de casa ou se vai para o escritório. 

Isso demonstra que não existe fórmula melhor ou pior, o que existem são tecnologias capazes de facilitar esse dia-a-dia e tais decisões. E é sobre isso que falaremos nesse artigo.

Otimizando o trabalho remoto

Primeiramente, uma organização que deseja ser líder no que se propõe a fazer, precisa estar pronta para se reinventar e transformar-se digitalmente. Realocando, inclusive, recursos, capital e talentos para que essa transformação seja ainda mais efetiva. 

O trabalho remoto pode melhorar a administração do tempo por sua dinamicidade, fazendo com que certas atividades sejam feitas com muito mais rapidez e de maneira eficiente. Atualmente, são inúmeras as soluções disponíveis para organizar processos, agendar reuniões, promover cursos online, plataformas para trocas de conhecimento e networking, entre outras.

Todas essas tecnologias permitem com que gestores e time estejam em sintonia, podendo otimizar resultados, objetivos e andamento de projetos:

  1. Busque por ferramentas ou métodos que indiquem os resultados das atividades realizadas pela sua equipe, assim é possível manter o foco na meta do negócio. E isso serve para todos os setores do time, seja tecnologia, vendas, marketing. Ter ciência dos resultados concretos é essencial — os OKRs e a metodologia de Scrum são um bom exemplo de metodologias inovadoras para aplicar na rotina da organização!
  2. Aproveite as ferramentas de automação de postagens em blogs e redes sociais e organize as metas semanais para você e sua equipe. Algumas redes sociais, possuem inclusive plataformas próprias para programar posts, otimizando tempo para manutenção do conteúdo que precisa ser postado.
  3. Ferramentas como o Trello, Miro, Notion, Canvas —  e agora, até o Google, vêm evoluindo cada vez mais suas plataformas para deixar tudo ainda mais intuitivo, facilitando o trabalho da equipe à distância.
  4. Para que os novos colaboradores se sintam parte do time, existem ótimas ferramentas para otimizar o onboarding de forma online — para casos de novos colaboradores, existem também plataformas excelentes de recrutamento.
  5. Além, claro, das vídeo chamadas e encontros online. Zoom, Loom, Google Meet, Streamyard. Todas são plataformas com planos gratuitos e pagos que se adaptam às necessidades do dia-a-dia de cada equipe. 

Ferramentas assim, são de extrema importância para auxiliar no trabalho remoto, porque elas se tornam a base da comunicação. É preciso adaptar-se a esse “escritório virtual” e manter o time conectado e comunicativo. E no caso de a empresa adotar um novo modelo de trabalho ou ferramenta, proporcionar aulas, tutoriais e treinamentos para que todos estejam alinhados.

Atenção com a saúde emocional do time 

O futurologista britânico Ian Pearson, em estudos, afirmou que quanto mais crescente a automação, mais as empresas precisarão priorizar inteligência emocional e relacionamento. No momento em que vivemos, a afirmação fica ainda mais evidente. Times que trabalham com sinergia, são aqueles que possuem motivação e confiança uns nos outros para trabalhar diariamente, inclusive à distância. 

Por isso, é necessário utilizar as tecnologias a favor da empresa também nesse aspecto. Os momentos de descompressão do trabalho presencial — sabe, a hora do cafezinho? — eles fazem falta sim. 

Precisa-se criar o hábito e ter o cuidado de criar tais momentos, separar espaço na agenda para que eles aconteçam. Isso demonstra que a empresa possui gestores disponíveis a conversar sobre a vida pessoal e problemas dos colaboradores. Normalizando, assim, a vulnerabilidade. 

É importante também, manter sempre uma comunicação clara e direta. Pode-se, por exemplo, separar os locais de conversa para demandas urgentes daquelas que podem esperar. Isso pode evitar ansiedade e o sentimento de que os colaboradores estão disponíveis o tempo todo para a empresa. 

Ou também, utilizar plataformas de videoconferências diferentes para reuniões de trabalho e momentos de bate-papo ou happy hour. 

Ainda existem muitas possibilidades para que as empresas  encontrem seus métodos ideais de trabalho remoto. Mas adotar tecnologias que contribuem para melhorar o desempenho e felicidade da equipe já é um primeiro passo para se adaptar ao contexto atual complexo. 

Inovação e liderança: como capacitar a equipe para o pós-normal

Uma realidade relativamente recente no Brasil e mais comum nas empresas de tecnologia, o trabalho remoto passou a ser rotina para muitas pessoas que não cogitavam essa possibilidade tão cedo em sua área.

Entre os trabalhadores, há uma divisão entre quem se adaptou muito bem a esse novo modelo de trabalho e quem está ansioso para voltar ao escritório. Já para as empresas, muitas perceberam nesse novo formato uma possibilidade para economizar nos gastos com estrutura física e, quem sabe, investir em outros recursos, até mesmo criando uma nova equipe de inovação.

Mas, na vida nem tudo precisa ser 8 ou 80. Uma alternativa que pode ser adotada no pós-normal para agradar a todos (e ainda rentável para a empresa) é o modelo híbrido: com a divisão da carga de trabalho entre o trabalho remoto e presencial. Ou ainda, reunir as equipes somente para reuniões e alinhamentos em dias e horários específicos.

Combinando inovação e liderança, as possibilidades são muitas. E, por isso, hoje vamos dar algumas dicas para preparar a sua equipe, aplicar treinamentos e desenvolver as skills essenciais para essa adaptação ao pós-normal. Confira!

Dicas para capacitar a sua equipe de inovação

Comunicação

É sempre o primeiro passo. Todos devem estar cientes das etapas e de que forma serão implantadas as estratégias de inovação na empresa.

Engajamento

Somente comunicar não é o suficiente, é preciso conversar abertamente com os colaboradores para que entendam a importância de utilizar o tempo para compreender os seus clientes e o mercado em que estão inseridos.

Um ambiente inovador também estimula que as decisões deixem de ser centralizadas, abrindo espaço para que soluções e ideias surjam em todos os setores e independentemente do nível hierárquico dos envolvidos.

Falhas

Elas ocorrerão e isso é inevitável em um processo de inovação, pois na maioria das vezes existem incertezas. Logicamente ninguém gosta de errar, mas uma boa liderança deve estar preparada para esse momento. É preciso entender que isso faz parte do processo de inovar e que está tudo bem errar de vez quando.

Ação rápida

Não basta apenas incentivar as ideias inovadoras e promover debates entre as equipes, sobretudo as equipes de inovação. Ao detectar o potencial em uma ideia, colete dados e tome uma decisão embasada neles. Ser ágil para colocar uma ideia em prática também pode garantir o destaque entre a concorrência.

Métricas

Pode parecer complicado metrificar uma ideia, mas os dados são sempre importantes. Além de avaliar os números sobre a atividade do cliente em relação ao seu produto ou serviço, pense também no retorno das suas parcerias estratégicas.

Ou ainda, que tal buscar informações sobre o tempo que a equipe realmente dedica à descoberta? Quantos membros dela foram treinados sobre o verdadeiro significado de inovação? Vale delimitar o que faz a diferença para a sua empresa e construir suas próprias métricas de inovação a partir daí. Se você está pensando em criar uma equipe de inovação, metrificar as ações é fundamental.

Capacitação

Ser criativo e inovador também requer informações e habilidades. A inovação está cada vez mais sendo discutida, mas muitas vezes os colaboradores  não conseguem entender o que isso significa e de que maneira podem contribuir.

Por isso, é importante, principalmente no início, oferecer treinamentos e o preparo das equipes com conteúdos de inovação de base ampla, adaptados às necessidades dos colaboradores .

Conheça alguns deles:

Inovação e liderança: workshops

Jornada da Liderança Inovadora

A jornada da liderança é fundamentada na Jornada do Herói, criada por Joseph Campbell e divulgada em sua obra “O Herói de Mil Faces” e adaptada por Christopher Vogler na obra “A Jornada da Liderança Inovadora”. Assim, temos hoje as 12 etapas adaptadas do modelo de Campbell .

Macro etapas para implantação:

1) Alinhamento com a empresa contratante sobre os objetivos do programa;

2) Diagnóstico com realização de diferentes assessments para indicar o estágio atual de cada líder;

3) Apresentação dos dados quantitativos/qualitativos que alimentarão o plano de desenvolvimento de cada grupo e desenho final do modelo da Jornada da Liderança;

4) Realização da Jornada da Liderança Inovadora.

Liderança Ambidestra e Inovadora

Neste workshop estimulamos um olhar interno para a organização. Apresentando os 10 tipos de inovação segundo o autor Larry Keeley, realizamos atividades fora da organização. O objetivo é abrir o olhar e a mente para outros ambientes e cenários, onde a transformação digital já acontece intercalando com atividades de visitas a museus, atividades lúdicas e artísticas.

Inovação e liderança: webinars para treinar a sua equipe

Gestão Estratégica em tempos de mudanças exponenciais

O momento nos mostra que uma boa liderança se faz com menos controle e mais confiança e transparência. Por isso, é preciso saber estimular a confiança e explorar as diversas possibilidades de crescimento que o mundo digital traz para o nosso dia a dia.

Nos dias de hoje, é fundamental criar empatia e se colocar no lugar do outro. Estamos em um momento de estimular a criatividade e quebrar preconceitos.

A era da colaboração chegou para ficar. E, mais que nunca, é o momento juntar expertises e não criar concorrências.

Liderança ambidestra em ambientes organizacionais pós-normal

O isolamento social acelerou e tirou da gaveta o plano de inovação de muitas empresas. E nesse contexto emerge a liderança ambidestra, capaz de trabalhar de forma híbrida e conduzir equipes criativas e colaborativas, mas também focadas em processos, eficiência e aprimoramento das entregas.

Pontos antes não observados serão emergenciais na nova conjuntura organizacional:

  • Mindset colaborativo
  • Comunicação assertiva
  • Planejamento de curto prazo
  • Tecnologias e ferramentas digitais
  • Gestão de dados e segurança da informação
  • Engajamento de equipes remotas 

Liderança e gestão remota de equipes em home office

Os desafios de liderar a distância e as novas formas de trabalho requerem habilidades aprimoradas em comunicação, engajamento, envolvimento com metas organizacionais, performance e olhar humano.

O papel da liderança inovadora é imprescindível para a saúde emocional dos colaboradores, saúde organizacional e, mais do que tudo, para o atingimento das metas. Neste webinar você irá saber como se atualizar (e como manter-se atualizado) no tema, além de voltar o olhar para as práticas de mercado.

O momento traz muitos desafios e se a sua empresa não combina inovação e liderança para promover mudanças certamente está ficando para trás quando falamos em crescimento e diferencial competitivo. E, sem dúvida, um bom  caminho para proporcionar o desenvolvimento de uma cultura de inovação é a capacitação, principalmente da equipe de inovação. Por isso, invista nela! E estamos à disposição para ampliar este debate e trocar ideias sobre.

 

Pós-normal: o que será das relações de trabalho pós-Coronavírus

O primeiro caso de Covid-19 foi registrado oficialmente no dia 8 de dezembro de 2019 na cidade de Wuhan, na China, que conta com uma população de cerca de 11 milhões de habitantes. Menos de um mês depois, a Organização Mundial de Saúde (OMS) emitiu o primeiro alerta para uma forte pneumonia que estava infectando pessoas a uma velocidade assustadora em todas as províncias do país. Era um anúncio para mundo pós-normal e, salvo as reportagens nos jornais e os tantos memes compartilhados nas redes sociais, ninguém previu as proporções que o novo vírus tomaria.

Na mesma época, empresas no mundo ocidental — inclusive no Brasil — estão entre relatórios e reuniões para fazer o balanço do ano anterior e projeções para o futuro. Tudo isso, claro, sem contar nas confraternizações de final de ano e nas férias coletivas.

Embora o vírus se alastrasse pelas fronteiras globais, fazendo muitas vítimas ao redor do velho mundo, demorou-se a perceber de que um dia chegaria ao Brasil e modificaria o dia a dia das organizações e das famílias. A OMS declarou o Coronavírus como uma pandemia no dia 11 de março de 2020. Um mês depois, mais de um terço da população mundial estava isolada de alguma forma. Em números absolutos, essa proporção representa quase 3 bilhões de pessoas.

Uma pandemia traz inseguranças que podem ser transformadas em oportunidades

Uma pandemia é uma epidemia de grandes proporções, que afeta muitas pessoas ao redor do mundo. Não é a primeira, provavelmente não será a última e, embora houvesse um alerta sobre a possibilidade deste infortúnio, poucos países estavam preparados para contê-lo. Aliás, por si só a palavra gera uma angústia que beira ao pânico, deixando claro as diferenças com as pandemias que surgiram no passado.

Agora temos tecnologias de ponta que podem ser utilizadas para monitorar ou fazer triagem de pacientes para evitar a sobrecarga dos hospitais. Também temos computadores, internet e facilidade de informação. Neste último caso, tanto o excesso quanto a falta de informações confiáveis são nocivas e podem conduzir a população a histeria: acabar com o estoque de comida, materiais de limpeza e remédios são apenas alguns exemplos.

Neste ponto o sociólogo italiano Domenico De Masi foi enfático ao afirmar que “todo o alarmismo, todo o exagero, toda a subestimação é terrível porque confunde as ideias e nos faz perder um tempo precioso.” Ele alertou também que os dados e os fatos devem prevalecer sobre as opiniões e que o bem-estar é uma conquista irrenunciável.

No meio de tantas mudanças, tivemos que nos adaptar com rapidez. Planejar a alimentação para evitar sair desnecessariamente, encontrar novos processos que possibilitem o trabalho remoto, utilizar a tecnologia de maneira mais eficaz e aprender a gerenciar o tempo para não passar os dias apenas trabalhando ou consumindo notícias que levam à ansiedade.

Para o sociólogo, uma maneira de se preparar para o mundo pós-normal que virá ao final da pandemia é mudar a lógica mercadológica: viver de forma mais racional e proveitosa no mundo contemporâneo. É tempo de colaboração não apenas entre as pessoas, mas também entre os países. E, embora muitos estejam fechando as suas fronteiras, para que a solução chegue, precisamos trabalhar em conjunto. “Afinal, deter a globalização é como se opor a força da gravidade”, ressaltou.

O Covid-19 isolou pessoas, mas acelerou a inovação nas empresas

A pandemia do Coronavírus não apenas acelerou a transformação digital nas empresas, mas também nos obrigou a refletir sobre a forma como utilizamos o nosso tempo livre. No fim, é também uma corrida contra o tempo: achatar a curva de contaminação, organizar o dia para trabalhar na medida e viver o tempo presente para não debilitar a saúde mental.

No fim, temos uma lista extensa de perguntas:

  • Como será o mundo pós-coronavírus?
  • Como lidaremos com a saúde?
  • Seremos pessoas mais espiritualizadas?
  • Como voltar a ocupar os espaços públicos e privados sem medo?
  • Como ficam as relações de trabalho no mundo pós-normal?

Não há respostas concretas para nenhuma dessas perguntas. Não conseguimos prever novos padrões de comportamentos ou fazer projeções econômicas e ambientais porque estamos diante de uma situação completamente nova. Dessa forma, não podemos trabalhar com suposições. Como lembrou Nassim Taleb no livro A Lógica do Cisne Negro: “a indução é uma armadilha, porque ao tomar como referência apenas fatos conhecidos, excluímos da previsão o que não conhecemos, o que nos coloca em situação de grande vulnerabilidade.”

Mas de que mundo pós-normal estamos falando?

O trabalho remoto veio para ficar, mesmo que muitas pessoas não tenham se adaptado. No meio de uma pandemia é até difícil colocar toda a culpa nas particularidades de trabalhar em casa ou falta de métodos de produtividade. Afinal, você não está trabalhando de casa, você está em isolamento social causado por uma pandemia, dentro de casa.

E como venho falando por aqui e também em meu Linkedin. Tudo foi feito às pressas. O isolamento social foi decretado, as empresas flexibilizaram a sua jornada garantindo assim a segurança dos colaboradores. Quem já tinha habilidade para trabalhar de forma remota saiu na frente, já as empresas mais tradicionais tiveram uma adaptação mais abrupta.

Definir processos, entregas, canais de comunicação, buscar novos métodos de organização e preparar a liderança para gerir uma equipe 100% remota. A tarefa não foi nada fácil e ainda está em ajustes, afinal a sociedade industrial nos habituou a ter um local de trabalho com chefes, colegas e separar tudo isso da vida pessoal com famílias e amigos.

Já faz um tempo que o mundo físico se confunde com um mundo online e que não é mais possível separar a vida profissional da pessoal. No entanto, com a pandemia, tudo isso fico ainda mais latente. É trabalhar de casa com cachorro, filhos e obra do vizinho. É estar online para reuniões, repasses e entregas. Tudo ao mesmo tempo.

Há quem tenha se sentido com tempo sobrando, já que economizou o trajeto de ida e volta para o trabalho, mas existem centenas de pessoas que ficaram mais cansadas porque estão trabalhando muito mais. Pode ser problema de organização, sim, mas também pode ser falha de uma liderança que ainda não conseguiu desapegar da metodologia fordista de comando e controle. Prova disso é que o artigo mais visualizado do meu Linkedin em 2020 tem como título: Como adotar hábitos saudáveis para evitar o burnout no Home Office

O mundo pós-normal, portanto, engloba todas as questões que ficaram ainda mais evidente com o coronavírus. Envolve cenários complexos, caóticos, disruptivos e mudanças bruscas. Conseguiu se enxergar na definição?

No pós-normal valoriza-se muito mais as soft skills e poder de adaptação

O pós-normal convida as empresas a investirem em uma liderança ambidestra. Ou seja, em trabalhar com equipes focadas em inovação, mas também manter um time focado na eficácia operacional, de forma a extrair o melhor dos dois mundos. Nós já falamos disso por aqui em:

O ponto é que o mercado de trabalho no futuro exige que tanto a liderança quanto os colaboradores sejam criativos, flexíveis, tenham alto poder de adaptação e estejam dispostos a colaborar uns com os outros de modo a entregar valor para o cliente e promover a inovação na organização.

Neste cenário, as habilidades técnicas que sempre asseguraram a rapidez e eficiência dos processos deixam de ser protagonistas, dando lugar as chamadas soft skills para que o trabalhador esteja apto a viver no mundo pós-normal. Afinal, a palavra da vez é Learning Agility (LA).

O LA que começou a ser estudado na Universidade de Columbia tem como premissa básica que precisamos aprender, inovar e se adaptar às atividades com uma velocidade cada vez maior, focando em nossa transformação e desenvolvimento. Da mesma forma, espera-se que a aplicação desse aprendizado também seja feita de forma veloz. E, mais uma vez, precisamos bater na tecla de que essa aprendizagem e adaptação ágil também se intensificou com a pandemia da Covid-19.

Abaixo, conheça alguns pilares do Learning Agility extraída do artigo The Five Dimensions Of Learning-Agile Leaders  escrito por Kevin Cashman para Forbes:

  • Agilidade mental: capacidade de resolver problemas complexos e assumir riscos;
  • Agilidade com mudança: uma skill intrinsecamente relacionada com à flexibilidade e à forma de se adaptar a novos cenários;
  • Agilidade com resultados: saber tomar decisões focadas em performance mesmo em momento de crise;
  • Agilidade em autoconhecimento: reconhecer suas forças e fraquezas de forma trabalhar neles para seguir evoluindo e se desenvolvendo;
  • Agilidade com pessoas: saber compreender e se relacionar com outras pessoas, sempre visando como potencializar o desempenho coletivo.

O autor ressalta ainda que “Learning Agility é a chave para desbloquear nossa proficiência em adaptação. É saber o que fazer quando você não sabe o que fazer.” Trabalhar esses cinco pontos é com certeza algo essencial para permanecer no mercado de trabalho do mundo pós-normal, que exigirá cada vez mais o espírito de colaboração, no lugar da competição.

Pandemia, tendências e o trabalho no futuro

Os otimistas acreditam que estamos diante de uma grande transformação econômica, social e também de consciência ambiental. Já os pessimistas acreditam que é preciso repensar o consumo para que a natureza não se volte contra a humanidade. Inclusive, há quem acredite que os efeitos da Covid-19 durarão cerca de 2 anos.

Por outro lado,  o virologista Átila Iamarino disse em reportagem a BBC Brasil  que “o mundo mudou com a disseminação do Coronavírus e a preocupação dos governos e das empresas devem ser de se preparar para a nova realidade.”

Como falamos no início do texto, é difícil prever padrões em um cenário de tantas incertezas, mas especialistas alertam que a pandemia que deve marcar o final do século XX será responsável por uma revisão de valores e hábitos, entre eles:

  • Busca por propósito e revisão de crenças e valores;
  • Mudanças nos hábitos de consumo;
  • Transformação dos comércios em ambientes mais arejados e aconchegantes;
  • Novos modelos de negócios para restaurantes, grandes eventos e serviços essenciais;
  • Aumento no número de empresas 100% remotas;
  • Busca por novos conhecimentos;
  • Expansão do mercado de educação online.

Você percebeu que mais de uma vez a palavra educação, transformação e desenvolvimento aparecem no texto? No pós-normal há esta necessidade de preparar a liderança para conduzir a inovação e guiar os colaboradores por este novo mundo. A sua empresa já iniciou esta preparação? Deixe sua opinião nos comentários!

 

Tríade do tempo: como identificar a sua tríade do tempo?

“Dados são o novo petróleo” é uma das frases mais difundidas em palestras sobre inteligência de mercado. E não é por menos, uma vez que armazenar dados e analisá-los para extrair insights para os negócios são, de fato, formas eficazes para o crescimento de uma organização. No entanto, gosto de bater em outra tecla: na gestão de tempo, como uma forma de se destacar e ganhar produtividade,  apoiadas pelas metodologias ágeis que entram como ferramentas de apoio a equipe de Business Intelligence e outras áreas ligadas a Ciência de Dados.

Como bem lembrou o co-criador do Scrum, Jeff Sutherland: “O tempo é o maior limitador dos projetos humanos. Ele afeta tudo: quanto trabalhamos, quanto demoramos para concluir tarefas, o nível de sucesso que obtemos.” Ele assegura que, com a metodologia Scrum é possível gerenciar uma equipe focada em colocar as tarefas na coluna do “feito”.

Aliás, Christian Barbosa, autor do A tríade do tempo aponta como um dos principais fatores para as metodologias sobre produtividade não funcionarem é que, muitas delas, mostram apenas a visão do tempo de uma pessoa. Deixando de lado como o trabalho de uma pessoa influencia no trabalho da outra (como orienta as metodologias ágeis). Outros pontos são: não levar em conta o fator humano, não fazer uma gestão do conhecimento e utilizar a tecnologia apenas como acessório.

A tríade do tempo virou uma referência quando o assunto é gestão de tempo

Nela, Christian propõe a distribuição de atividades em três esferas: importante, urgente e circunstancial. O mais interessante do método é que não se refere apenas a questões profissionais, mas de vida. Importante são atividades alinhadas ao seu propósito. Urgente são atividades com prazo curto e as Circunstanciais são, na maioria das vezes, atividades desnecessárias.

Outro ponto importante é que as esferas da Importância e da Urgência nunca se sobrepõe. Além disso, cada pessoa tem uma Tríade de tempo própria. Cada esfera é maior ou menor, dependendo da profissão, idade, classe social, entre outras.

O objetivo do método  é que você consiga colocá-lo em prática para que a esfera referente a Importância aumente cada vez mais. Pois, é nela que estão as atividades ligadas aos seus sonhos e bem-estar. Para tanto, a recomendação do autor é: todos os dias olhar para sua lista de atividades e analisar em que esfera cada uma delas se encontra. Fazendo isso é possível mudar, aos poucos, o padrão mental e fazer a gestão do tempo de acordo com a prioridade de cada um.

Christian fez um experimento com 210 trabalhadores e percebeu que as pessoas que construíram o hábito de classificar suas atividades eram 69% mais produtivas do que as que não faziam distinção nenhuma. Além disso, 57% dessas pessoas disseram ter mais facilidades em fazer planejamentos semanais e incluir atividades pessoais em seus planos.

A conclusão desse experimento é que as pessoas que utilizam a Tríade do tempo buscam reduzir o que é Urgente e incluir na agenda mais tarefas Importantes. Ou seja, as que visam o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Para ele, uma gestão do tempo ideal teria 70% de atividades importantes, 20% de urgentes e apenas 10% de tarefas circunstanciais. É desafiador, não?

As diferenças entre as esferas da Importância, Urgência e Circunstância

Importância

A esfera da Importância é como o nome já diz: o que tem maior prioridade na vida daquela pessoa. Você gosta de ler? Gostaria de mudar de profissão? Quer ter mais tempo para família? Quais mudanças você precisa fazer em sua rotina hoje para incluir algumas atividades alinhadas a esses propósitos no seu dia a dia?

E, se você está pensando que definir o que é importante é muito difícil, seguem algumas dicas do autor:

  • Tarefas importantes têm prazos, podem demorar dias, meses ou anos, mas você tem uma data para realizá-la, como uma nova graduação, por exemplo;
  • Essas atividades são pessoais e têm mais importância para você que para os outros;
  • Dão aquela sensação de prazer e satisfação quando finalizadas;

Lembre-se que, para criar um futuro desejado, é preciso executar tarefas no aqui e no agora para que esse sonho seja realizado. Por onde vamos começar?

Urgência

Urgente são tarefas que surgem em cima da hora e devem ser realizadas assim que chegam. Elas podem surgir por um planejamento mal feito, uma conta que foi esquecida, uma doença que apareceu do nada.

No entanto, não importa o motivo, se a sua Tríade do Tempo tem mais tarefas urgentes do que importantes, você precisa repensar os seus hábitos. Afinal, não podemos passar a vida com a sensação de que o tempo voou e que não temos tempos para nós mesmos em nossas vidas.

Desafio você a cronometrar quanto de tempo você gasta em um dia com atividades que, de fato, lhe dão prazer e conferem essa sensação de que o dia foi produtivo e maravilhoso. Espero que você não viva priorizando coisas urgentes e deixando atividades importantes de lado. Christian alerta que “priorizar atividades urgentes dá uma sensação de falsa produtividade e que, ao longo do tempo, gera estresse, frustração e a sensação que tomou decisões erradas ao longo da vida.”

Uma dica do autor para diminuir as tarefas urgentes é fazer as perguntas:

  • Por que isso é urgente?
  • Como posso prevenir a urgência dessa atividade?
  • O que posso planejar para evitar que essa urgência se repita?
  • Alguém pode me ajudar com essa urgência?

Lembre-se que não existem tarefas importantes e urgentes ao mesmo tempo e que planejamento é sempre a melhor forma de fazer com que você tenha mais tempo para utilizar da forma que seja relevante para você.

Circunstanciais

Por fim, a última esfera da Tríade do Tempo é a Circunstanciais. São atividades que, na maioria das vezes, você não queria realizar e ela chegou até você por uma situação, ambiente ou pessoa. Pode ser um aniversário que você não quer ir, uma reunião que você não precisava participar ou atividades que você não enxerga valor.

Exemplos que o autor cita no livro: atividades que são urgentes para outras pessoas e não para você, tarefas que você faz em excesso, eventos que você aceita por educação e trabalhos que geram insatisfação ou angústia.

Algumas dicas do autor para diminuir as tarefas Circunstanciais são:

  • Aprenda a dizer não;
  • Pratique a sinceridade;
  • Não aceite chantagens;
  • Não tenha medo;
  • Não volte atrás nas decisões;
  • Seja firme em suas posições.

Se você conseguiu identificar como as esferas da sua Tríade do Tempo e estão relacionadas e pensa em mudar de hábitos. Comece pelo mais simples. Assuma responsabilidades. Nas próximas semanas vamos falar mais sobre produtividade e gestão do tempo.

E se você está se perguntando por que passamos abordar o tema aqui no blog, a resposta é simples: tudo é sobre pessoas e estratégias que afetam os negócios. De tarefas mais pessoais como repensar a carreira até questões mais complexas como inovar, repensar modelos de negócios ou adotar metodologias ágeis. Tudo é sobre planejamento e utilizar o tempo e os recursos da melhor forma.