O que é a transformação digital do RH? Tudo está sendo automatizado. Basta pensar em quantas funções operacionais não precisam mais ser feitas por conta das tecnologias. São desde aplicativos até sistemas mais robustos que fazem com que o esforço esteja mais concentrado na inteligência do que no braçal. As tecnologias de RH surgem para apoiar os objetivos traçados pela empresa, nos quais o RH assumirá o comando. Sua escolha vai muito além da produtividade, modernidade ou eficiência. Está mais relacionado com uma preparação para um futuro (próximo ou distante) e a resiliência para inovações.

Quando se pensa nas tecnologias de RH, as possíveis vantagens são as primeiras que saltam aos olhos. Afinal, todos estão buscando meios para consolidar uma estratégia digital. No entanto, a questão-chave está na priorização. Ou seja, entre tantas ofertas, quais que são realmente vitais para alcançar os resultados pretendidos. Qual é a tecnologia que trará a vantagem que realmente será necessária. Tenha em mente que as soluções irão requerer não só um investimento financeiro, mas esforço e horas despendidas pela equipe, pois antes dos resultados, há um processo de implantação e, muitas vezes, de mudança de mindset.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte sobre RH Digital, entre as mudanças que estão ocorrendo, o local de trabalho digital faz parte de um novo cenário profissional. O que diz respeito sobre como as empresas conseguirão projetar um ambiente no qual a produtividade esteja em foco, se faça uso de ferramentas de RH (Slack, Trello, Workplace by Facebook e Microsoft Teams), e exista engajamento, bem-estar e senso de propósito. Com base nisso, constatou-se que:

• 56% das empresas pesquisadas em 2017 estão redesenhando programas de RH para alavancar ferramentas mobile e digitais;
• 33% das equipes de RH já estão usando algum tipo de tecnologia de inteligência artificial para fornecer soluções de RH;
• 41% está desenvolvendo ativamente aplicativos mobile para serviços de RH.

As tecnologias de RH, quando escolhidas corretamente, farão com que todo o esforço anterior seja compensado por um uso intuitivo, rápido e inteligente, capaz de aumentar a produtividade e o engajamento dos colaboradores. E, o mais relevante, terá em seu cerne a gestão do conhecimento, fazendo com que haja uma comunicação ampla e rápida. Uma tecnologia de RH que cumpre seu papel fará com que se tenha menor necessidade de processos e mecanismos para que exista uma comunicação ágil, independente do formato em que as informações estão registradas, seja por meio escrito, falado ou digital.

2. O que é Transformação digital?

A transformação digital se tornou uma buzzword. Muitos falam sobre, mas nem todos têm certeza de suas aplicações. Isso porque há uma transformação muito mais profunda do que a adoção de determinada tecnologia. A transformação digital é sobre mudanças de comportamento. A internet e a era on-line chegaram para quebrar paradigmas em diversos setores e fazer com que aquilo que estávamos acostumados se tornasse algo completamente diferente.

De forma mais objetiva, os valores não são mais os mesmos. O Design Thinking, por exemplo, fez com que o erro deixasse para trás o estereótipo negativo. Errar, agora, significa aprender, melhorar. Quem de fato adota isso, e não apenas fala, está construindo uma cultura organizacional digital. Uma pesquisa conduzida pela MIT Sloan Management Review constatou que as empresas inovadoras estão na frente quando se trata de transformação digital. Por qual motivo? Por concentrarem seus esforços em 3 áreas:

• experiência do cliente;
• processos operacionais;
• modelos de negócio.

Dentro das três, o estudo averiguou-se que havia mais uma subdivisão, sendo que cada uma delas geraria mais três elementos, totalizando em 9 os pré-requisitos básicos para iniciar uma transformação digital:

• melhor compreensão do cliente;
• hacks de crescimento;
• ampliar os pontos de contato com os clientes;
• digitalização de processos;
• capacitação de colaboradores;
• gerenciamento de desempenho;
• modificações digitais nos negócios;
• criação de novos negócios digitais;
• globalização digital.

A especialista Evgenia Bereziuk, em seu artigo sobre a diferenciação de tecnologia de RH e transformação digital, traz a seguinte afirmação “aqueles que não se adaptam a transformação digital falharão”. Dessa forma, as mudanças da digitalização se tornam o pilar de uma estratégia corporativa. Isso por conta do amplo leque de benefícios que são adquiridos: ampliação do alcance das empresas, melhorias nas tomadas de decisão; aceleração do desenvolvimento de novos produtos e serviços. É aqui que entram os gestores, líderes e profissionais de RH, eles irão encarar o desafio da digitalização e criar as condições e cultura interna para que uma transformação possa ocorrer com sucesso.

E como uma transformação digital pode ser bem sucedida? Neelie Verlinden, co-fundadora e editora-chefe da Digital HR Tech, apurou sobre a “Transformação digital de RH: Tudo o que você precisa saber” e concluiu que há 6 passos para começar com o pé direito na digitalização. São eles:

1. Objetivo claro: a meta é o ponto de partida. Ela deve ser clara e estar de acordo com a perspectiva de negócio, com foco no usuário final. Os funcionários devem ser os beta tester de qualquer tecnologia (antes da empresa implementá-la).
2. Todos juntos: funcionários, gestores, diretoria executiva, CEO. Todos devem estar envolvidos na transformação digital de RH, pois é algo que irá impactar toda a organização. É preciso do apoio da equipe inteira.
3. Sem complicações: começar simples e pequeno. É o famoso conselho de não tentar dar o passo maior que a perna. Olhar inicialmente para os processos de RH que poderiam passar por uma reforma digital. Perguntar a opinião da equipe.
4. Priorizar ideias: qual o impacto e o esforço das ideias? Começar apostando em ideias de alto impacto e baixo esforço.
5. Avaliar desempenho: a transformação digital é genial, mas é preciso que existam resultados. Portanto, é essencial avaliar criteriosamente o que funciona e aquilo que não funciona.
6. Valor da cultura: tecnologias sozinhas não são suficientes. A transformação digital ocorre por meio da mudança de mentalidade da empresa inteira.

3. Tecnologia de RH x Transformação digital

O principal desafio da transformação digital não está ancorado na proficiência em tecnologias digitais, como ressalta Evgenia Bereziuk em entrevista com Soumyasanto Sen, investidor em tecnologias de RH. Mas na questão anterior, a de ter um contexto favorável para que as mudanças ocorram e, por consequência, no aumento da maturidade da empresa. A digitalização não é somente mais uma palavra da moda, embora esteja sendo discutida mundialmente, mas sim um núcleo vital das estratégias corporativas. A transformação digital precisa ocorrer. Não há outra opção.

A transformação digital, sendo assim, é um fenômeno maior, que engloba as tecnologias de RH. Uma comparação realizada por Soumyasanto Sen consegue ilustrar bem a questão: mentalize uma caixa de ferramentas, uma daquelas que deixamos em casa para consertar, ajustar e fazer com que tudo esteja funcionando corretamente. Agora, imagine que é uma caixa com ferramentas digitais. As empresas também já possuem uma delas em sua “residência” e, dependendo da necessidade, há ferramentas diferentes. Há tecnologias de RH diferentes para dar suporte ao local de trabalho digital.

• Tecnologia de RH: permite um ambiente de trabalho digital e é sustentada por estruturas de governança e processos de gerenciamento. Torna as empresas tecnologicamente habilitadas. É a transformação digital que orienta a tecnologia para uma economia digital. As tecnologias de RH apoiam os objetivos estratégicos.
• Transformação digital: mais do que uma tecnologia. As pessoas são parte ativa, elas pensam e se transformam. Trata da capacidade da empresa e das pessoas de não só se adaptar, mas de impulsionar mudanças e inovações. É uma forma de organização. Tudo começa com uma nova mentalidade, não necessariamente com tecnologias.

4. Estratégia de RH e mudança de mindset

A cultural organizacional é a alavanca que move as rotinas e processos de todos os ambientes de trabalho. Fazer com que essa peça acione um ou outro comportamento é o que ocasiona a diferença nos cenários de inovação. Em uma estrutura tradicional, é natural, por exemplo, que exista uma certa resistência a um RH inovador. A CEO da Prophet, consultora, e autora do livro sobre “a marca do empregador”, Helen Rosethorn, analisa em uma entrevista para a Época Negócios sobre como são as ações de um profissional estratégico de RH. Ela explica que grande parte dos que estão no segmento acabam presos em um modelo tradicional e, por isso, executam exatamente (e somente) aquilo que está em um job description.

Tecnologias de RH? São somente adotadas em estruturas tradicionais quando há uma demanda do CEO ou cargo hierárquico superior. Nisto, não há de verdade um movimento em prol de uma mentalidade inovadora. A transformação digital acaba passando bem longe de um ambiente com essas características. Rosethorn afirma que é esse tipo de comportamento que acaba mitigando a competitividade das empresas. E como gerar uma revolução? A consultora orienta o RH a construir um ambiente satisfatório e gerar uma marca de positividade. O que está atrelado com tecnologias específicas que fazem parte de uma transformação digital em constante desenvolvimento e aprimoramento.

Em resumo, as empresas devem analisar se estão estruturadas para uma cultura de inovação. Ou seja, qual o seu mindset. Saber se está preparado para:

• descentralizar decisões;
• formar e dar autonomia a lideranças;
• comunicar de maneira ampla, constante e transparente;
• realizar avaliação contínua.

Para saber mais: consulte o nosso artigo “Inovação organizacional – por que a cultura é o centro da estratégia“.

5. As etapas da transformação digital

A transformação digital é uma das tendências que mais afeta a cultura da organização, impactando não só como ela faz, mas quem ela é. Brian Solis, analista principal da Altimeter e futurista, identificou 6 estágios nos quais as empresas passam até concretizar um modelo de maturidade e a digitalização. São elementos que devem passar por modificações simultâneas, servindo como guia de verificação para uma jornada de transformação digital. Conheça os 6 estágios:

1. Business as Usual: no primeiro cenário, as empresas ainda operam com seu legado convencional de clientes, processos, métricas, modelos de negócios e tecnologia.
2. Presente e ativo: experimentos realizados na organização por inteiro e que impulsionam a alfabetização digital e criatividade.
3. Formalizado: a liderança deve apoiar somente o que for relevante para o negócio.
4. Estratégico: o poder da colaboração é percebido pelas pessoas. Os esforços e insights compartilhados levam a novos roteiros estratégicos.
5. Convergência: uma equipe de transformação digital é formada para orientar a estratégia da empresa e suas operações.
6. Inovadora e adaptável: a transformação digital se torna o novo business usual e se estabelece um novo ecossistema.

6. Vantagens da tecnologia de RH

Quando as empresas procuram tecnologias de RH para inserir em sua evolução da transformação digital são esperados alguns benefícios em troca. Considerar e priorizar as vantagens corretas é o que será decisivo. Evgenia Bereziuk, especialista no assunto, elenca aquelas que devem ser consideradas quando se pensa na transformação da tecnologia de RH:

• administração e compartilhamento fáceis de informações;
• maior produtividade;
• custo reduzido;
• comunicação aprimorada;
• análise de foco.

Há ainda muitos outros que, mais do que conveniência, um sistema de RH online deve proporcionar. Exemplos: acessibilidade contínua, auxílio na consistência, conformidade e privacidade, aprimoramento da experiência do usuário. No artigo “RH do futuro: como a tecnologia pode deixar a gestão de pessoas mais ágil”, há uma visão geral de metodologias que estão sendo utilizadas para inovar, como o método Scrum, feedbacks dinâmicos, design thinking, entre outras.

7. Por que algumas estratégias de RH falham?

Nem todas as implementações de estratégia de tecnologia de RH são um case de sucesso. Mas, se elas são ferramentas da transformação digital, quais são os principais problemas? Em primeiro lugar, a transformação digital não é somente um marco alcançado, mas algo mais complexo. Trata-se de todo um caminho que deve ser percorrido continuamente sempre atrás de um desenvolvimento constante. Portanto, afirmar que se chegou ao final dessa jornada é bastante duvidoso, pois encontrar um final pode ser sinônimo de estagnação. O mais correto é pensar que se está apenas no começo. Sempre.

A urgência e a continuidade são dois elementos imprescindíveis para estratégias de tecnologias de RH darem frutos. E, quando elas faltam, podem ocasionar em uma falha. Como no pensamento de growth hacking, o recomendado é sempre propor, praticar, mensurar, aprender, melhorar e construir novamente, em um fluxo sem linha de chegada. No entanto, entre as causas que podem gerar problemas em uma estratégia de RH, com base na lista de Berezuk, elaboramos um resumo no qual se deve estar sempre atento:

• ter uma linha de tempo de evolução fixa, com começo, meio e fim;
• adoção desmedida e sem planejamento de diferentes tecnologias;
• resistência a mudanças ocasionadas pela transformação digital;
• não pensar na experiência do usuário ao adotar uma tecnologia;
• falta de colaboração e engajamento dos membros da empresa;
• estratégias que não têm uma relevância sólida para o negócio;
• falta de métricas para análises de evolução;
• falta de equipes qualificadas para a implementação da estratégia;
• inexistência de integração de tecnologias e informações já existentes com as novas;
• lentidão nos processos e tecnologias obsoletas;
• falta de alinhamento entre o setor de Tecnologia da Informação e o RH.

8. Conclusão

Muito tem se falado sobre transformação digital nos últimos anos, mas há uma confusão acontecendo no mesmo ritmo que as mudanças acontecem: transformação digital não é sobre digitalização de processos ou sobre contratar ferramentas inovadoras para otimizar o dia a dia nas empresas. Pelo contrário: existe um trabalho anterior a transformação digital que passa pela mudança do mindset para inovação.

Falar neste novo mindset passa por etapas como: criar um ambiente de inovação e criatividade nas empresas, investir na diversidade da equipe, capacitação de colaboradores e líderes, além de descentralizar decisões, dar autonomia para as lideranças e investir cada vez mais em comunicação interna.

A sua empresa está pronta para a transformação digital? Se você ficou em dúvida na hora de responder a essa pergunta, conheça os Workshops in Company. Neles, há cursos sobre Liderança para Inovação, Transformação Digital, Organizações Exponenciais e Design Thinking.

Se ficar alguma dúvida, não hesite em entrar em contato!

Maria Augusta Orofino

Consultora em Inovação, Organizações Exponenciais e Transformação Digital