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SQUADS: aqui e lá, como gerenciar à distância?

Estamos vivendo tempos de extrema incerteza e isso repercute diretamente nas pessoas e nas organizações.  Esta realidade tem exigido inovação e agilidade, exigindo que as empresas implementem novas formas de trabalho, como a organização de equipes por squads para aumentar a colaboração e garantir mais celeridade para os processos.

Nesse ambiente e impulsionado pelo setor de tecnologia, surgiram as metodologias ágeis com equipes mais produtivas, ágeis e autônomas, principalmente a partir do surgimento do Manifesto ágil de 2001, criado por 17 profissionais da área de desenvolvimento de software nos Estados Unidos. 

Essa forma de gerenciar de maneira objetiva e sem desperdícios, vem criando uma cultura que favorece as lideranças flexíveis, com foco no cliente e com entregas de valor e não apenas no cumprimento de metas muitas vezes distantes da realidade do dia a dia. Mudança na forma de pensar tem sido exigida e principalmente dar um fim no sistema de comando e controle, no qual o micro gerenciamento e a atenção concentrada na frase – o que você está fazendo agora – cedem espaço para a ampliação do protagonismo e da autonomia com ambientes de muita confiança. 

á comentamos aqui como a liderança ágil é desafiadora porque as decisões não são mais individuais e isoladas, mas adotadas a partir do conjunto e da participação dos times ágeis. 

Esses ambientes, com confiança e autonomia, deram origem aos squads. Sua origem é atribuída ao Spotify. É um termo em inglês que significa esquadrão ou pelotão e significa a formação de pequenos grupos de trabalho, com um objetivo em comum para resolver uma demanda específica, com data para começar e um prazo para terminar. 

O que são SQUADS e como entregam valor para a organização?

Um squad é uma equipe ágil, formada por um grupo de pessoas que contam com habilidades de receber ou captar atividades com objetivo de gerar para o cliente final da forma mais rápida possível.

Geralmente, esse grupo  é composto por cerca de 8 a 10 integrantes que trabalham de forma autônoma e interligada. Além disso, são compostos por profissionais de diferentes áreas: marketing, tecnologia, design, produto, dentre outros, que se reúnem para resolver um determinado desafio, com prazo para terminar. 

Quais as características de um SQUAD?

  • multidisciplinares 
  • senso de colaboração
  • constroem um ambiente de confiança 
  • compartilham o mesmo propósito 
  • tem uma comunicação fluida e transparente
  • são auto-organizados 

Como estruturar um squad e o papel de cada integrante nas suas variações

Para que cada squad tenha liberdade suficiente para trabalhar de forma autônoma e ágil é fundamental uma comunicação eficaz entre os vários squads da organização. Para tanto, a metodologia também conta com colaboradores estratégicos que trafegam entre os vários grupos para que todos os squads trabalhem focados e alinhados com o objetivo do negócio. São eles:

Chapter

Um chapter funciona como linhas que atravessam todos os squads. Um bom exemplo disso é o setor financeiro, pois os colaboradores deste setor precisam saber o que acontece em cada projeto para que possa fomentar ferramentas que asseguram o recurso dos projetos.

Tribes

É a união de dois ou mais squads que trabalham com objetivos similares e, portanto, precisam estar sempre em contato para trocar experiências e aprendizados que assegurem o cumprimento das metas e outros KPIs vinculados aos projetos.

Guilds

 É o conjunto de profissionais que podem participar de squads e tribos diferentes, mas que se interessam por algum assunto em comum. Dessa forma, se encontram para compartilhar experiências sobre esse assunto e, portanto, colaborar para o sucesso dos negócios e satisfação dos clientes.

 

Squads

Fonte: Imagem – Fonte: Spotify

Os benefícios da formação de squads

  • agilidade
  • equipes colaborativas e engajadas
  • produtividade
  • compartilhamento de conhecimento e aprendizados
  • diversidade e inclusão

Os principais desafios na implementação 

  • ter mindset ágil
  • ausência de autonomia
  • atrair pessoas abertas para trabalhar de forma colaborativa
  • necessidade em ser protagonista
  • descentralização da área de TI

Como liderar e motivar equipes à distância

Passamos a entender que qualquer pessoa que integra um squad pode continuar trabalhando de qualquer lugar.  Para tanto precisaremos de novas funções além da liderança que conhecemos. Necessitamos de “orquestradores”, motivadores e coordenadores que mesmo trabalhando à distância conseguem obter os melhores resultados de times como um squad. 

É preciso a construção de um plano de trabalho para gerenciar e, ao mesmo tempo, ter confiança de quem está trabalhando. Para manter esse time motivado, ativo e produtivo é necessário prover informações, conteúdos e sugestões para trazer a inovação da mesma forma como ela se torna eficiente trazendo os resultados que a organização precisa. 

Clareza – quanto mais clara for a sua comunicação e o alinhamento das expectativas definindo metas melhor será o resultado a ser entregue.

Definição dos horários de encontros e reuniões – comunicar os momentos de reuniões, definir as entregas que são esperadas e prazos de conclusão

Canais de comunicação – definir os meios em que a comunicação ocorrerá. Estabelecer normas para que isso aconteça – e-mails, WhatsApp, Trello ou Teams. A assertividade nessa comunicação é muito importante. Diga claramente por qual meio a conversa acontecerá.  

Produtividade e métricas de resultados – o que é esperado do squad e quando deverão ser entregues – para isso existem as reuniões diárias ou “daily meetings” com duração média de 10 a 15 minutos para que as arestas sejam aparadas e as entregas definidas. 

Solução de problemas com criatividade – precisamos abordar os problemas com criatividade e fazer acordos muito bem definidos com as pessoas. Saber quem tem interesse em executar, saber o porquê que ela vem fazendo aquilo, de que maneira ela contribui para o resultado final e por quê que é importante. 

Acordos bem definidos – trazer essa equipe motivada, saber o porquê ela está executando aquela função ou aquela atividade.  Avisar quando o trabalho iniciará e quando terminará. Que horário que nós precisaremos fazer reuniões quando nós vamos nos encontrar definir agendas em comum. Permitir que essa pessoa tenha sua vida pessoal, mas que também saiba que horas vai executar. 

Definir prioridades –  passa pela comunicação interna dentro do time e dentro desse conjunto de pessoas que estão reunidos para fazer uma única entrega. Definir em conjunto qual é a prioridade, como será realizado o trabalho. Neste momento é importante tirar da cabeça e usar um repositório, um espaço onde os componentes dessa equipe poderão ter acesso de forma equânime. Onde será colocado no nosso backlog? No Trello, no Teams, Bitrix? Que ferramentas são adotadas pela sua empresa? Vá fundo e estude e adote o melhor que tiver.  

Empatia e Confiança – É necessário entender cada integrante do squad, ver os problemas de forma individual, tratar a todos com total transparência. Tudo bem trabalhar de modo assíncrono. Não é preciso estar vigiando continuamente cada pessoa.  As pessoas são iguais, mas são bem diferentes nos seus aspectos familiares, de disponibilidade e até de facilidade para trabalhar nesse novo ambiente. Para isso, conte com plataformas digitais para dar esse suporte online, para realizar as ações como delegar as tarefas, para dar feedbacks.  

Nessa jornada do uso de squads, faz-se necessário a formação de um ambiente que crie essas condições.  Você não vai se livrar do comando e controle com mais comando e controle então essa nova gestão é dar autonomia e criar independência nas pessoas gerando e promovendo o protagonismo. 

 

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