“Administração do tempo é uma denominação infeliz. Deveríamos chamá-la de administração da vida.” A afirmação é de Christian Barbosa no livro A tríade do tempo, uma das obras referências quando o assunto é produtividade sem estresse. Tudo isso porque ele utilizou a própria história para mostrar como fazer uma gestão de tempo eficaz é uma questão de sobrevivência na sociedade moderna.

Christian começou a empreender aos 15 anos. Foi o primeiro brasileiro certificado pela Microsoft e, antes dos 19 anos, esperava a chegada do primeiro filho, administrava uma empresa, estava na faculdade e vivia toda a montanha-russa das empresas pontocom no final dos anos 90. Toda essa rotina fez com ele que desenvolvesse uma gastrite que logo se transformaria em um câncer.

Desde estão, estuda e presta consultoria sobre administração do tempo para evitar que mais pessoas cometam os mesmos erros e acabem doentes. Para ele, a administração do tempo não pode se transformar em mais um fardo na vida das pessoas. Saber gerenciar o tempo, portanto, é sobre fazer escolhas. Definir prioridades e utilizar esse tempo economizado para aplicar em atividades que dão prazer e estejam alinhados com os sonhos e os propósitos de cada um.

Administração de tempo é sobre equilíbrio das esferas da vida

Todos fomos presenteados com 24 horas em nossos dias e temos o livre arbítrio de fazer o que bem entendermos com esse tempo. No entanto, dividir a vida em pequenas partes como, por exemplo, vida pessoal, profissional, família, saúde, etc, é um grande erro. Afinal, precisamos equilibrar essa equação durante 24 horas, o que inclui dormir pelo menos 8 horas para se manter saudável.

Na prática, isso significa que esses vários papéis se sobrepõem não apenas na vida particular de cada um como também nas intersecções das agendas. Ninguém é produtivo sozinho, é preciso encontrar um “encaixe” na rotina da família, dos amigos, no Google Agenda dos colegas de trabalho, do médico, um horário na academia que funcione para você e por aí vai.

Por que a metodologia de trabalho é importante para a produtividade?

Porque gerenciar o tempo é sobre tomar decisões e construir hábitos. Ou seja, você pode passar a vida encontrando culpados pelos quilinhos a mais (ou a menos!), por não receber um aumento, se atrasar para compromissos importantes ou ficar sempre alguns minutos a mais no escritório. O contrário disso é tomar as rédeas da situação, assumir o controle e começar a praticar atividades que corroborem com o propósito da sua vida. Para quê você quer mais tempo?

Uma metodologia nada mais é do que seguir um caminho que já deu certo para alguém que definiu um processo e começou a replicar em um modelo que funcione. É como escovar os dentes. Existe a sua forma de fazer e existe a maneira com que os dentistas recomendam. Colocar as orientações desses profissionais em prática pode ser exaustiva no começo, mas chegará o momento em que tudo estará automatizado e você executará sem perceber.

Outro exemplo prático do porquê uma metodologia de trabalho é importante é na delegação de tarefas. Em tese, para delegar é essencial estabelecer o tempo que a tarefa deve ser realizada e acompanhar o andamento do trabalho. No entanto, não é comum que cada pessoa se preocupe apenas com a sua agenda e esqueça de fazer ou acompanhar a tarefa. O resultado disso quase sempre é um trabalho de qualidade inferior e/ou clientes insatisfeitos. Ao aplicar uma metodologia de trabalho na delegação de tarefas é possível quebrar a delegação das mesmas em várias pequenas atividades com mais de um responsável, como, por exemplo:

• Definir qual trabalho será delegado;
• Mapear os conhecimentos necessários para executar a tarefa;
• Encontrar um colaborador apto para realizar o trabalho;
• Definir KPIs e planos de desenvolvimento;
• Acompanhe a execução das atividades;
• Ofereça feedbacks durante e ao final da tarefa;
• Otimize o fluxo de atividades.

Trabalhando com esses repasses muito bem mapeados existem mais chances da tarefa ser executada sem erros. O mundo é colaborativo e por mais que cada pessoa esteja mais preocupada com a sua agenda, vivemos em sociedade e trabalhamos em equipe. É fundamental ter processos bem definidos de colaboração para que uma organização funcione e entregue valor para o cliente.

Quais técnicas de administração de tempo podem gerar produtividade?

Existem muitas literaturas sobre o tema e é difícil definir qual realmente funciona. Afinal, cada pessoa age de um jeito diferente: há pessoas que ainda usam planners e agendas de papel; outras que não abrem mão de aplicativos e demais tecnologias.

No entanto, gosto de técnicas que consideram o equilíbrio da vida pessoal, das relações e o uso do tempo “economizado” para ser aplicado em atividades ligadas ao propósito e bem-estar de cada pessoa. Hoje, vou falar sobre o GTD (Getting Things Done), que em português significa “Fazendo as coisas acontecerem” e você pode encontrar mais informações no livro base “A arte de fazer acontecer” de David Allen.

A premissa básica da técnica é manter tudo o que for prioritário sobre controle. Dessa forma, é possível capturar e organizar todas as fontes de informação, como e-mails, mensagens, notas de reuniões, entre outros. Se você tem dificuldades de definir o que é prioritário, Christian Barbosa divide o tempo em uma tríade com três tipos de atividades:

1. Atividades importantes: tudo o que é importante, tem significado e traz resultado em curto médio ou longo prazo. O que é importante tem tempo para ser feito e pode esperar horas, dias, semanas, meses e até mesmo anos, se você definir bem qual é o seu propósito.
2. Atividades urgentes: são todas as tarefas para as quais o tempo é curto ou já se esgotou. Na maioria das vezes são atividades estressantes e que surgem em cima da hora e sem previsibilidade.
3. Atividades circunstâncias: são tarefas desnecessárias e que gastam o tempo de forma inútil. Pode ser tanto a ida a um evento social que você não tinha vontade ou retrabalhos, que causam frustrações.

Agora que você já conhece uma forma de priorizar as suas atividades, vamos aos passos principais da metodologia GTD:

Tire as ideias da cabeça

David Allen é enfático ao afirmar que “a mente serve para ter ideias, não para armazená-las”. Dessa forma, nada de deixar a cabeça fervilhando de ideias. Coloque-as no papel e sinta automaticamente o alívio surgindo. Algo preocupa você? Passe para o papel ou para um bloco de notas no computador. E não precisa ser necessariamente uma lista de tarefas a fazer, tampouco se atenha em separar anotações da vida profissional ou pessoal.

Chegará o momento em que você conseguirá desenvolver técnicas para decidir o que captar ou o que escrever. Tirar as ideias da cabeça e colocá-las no papel é uma forma de gerenciar os excessos de informações, tanto no trabalho quanto nas atividades cotidianos, como ir ao médico ou fazer supermercado.

Deixe a cabeça mais livre para fluir. Provavelmente, as melhores ideias sobre o seu trabalho não aparecem na hora do expediente, concorda? Então, tome nota sempre.

Defina as próximas ações

Aprenda a distribuir várias pequenas atividades dentro de uma tarefa. Você pode colocar na agenda “Enviar invite de reunião”. No entanto, é necessário antes definir a pauta, encontrar uma sala e verificar a disponibilidade dos participantes. Caso a reunião seja on-line, é preciso verificar ainda se há equipamentos disponíveis. A premissa de Allen é que, se você colocar uma tarefa genérica, ela pode ser facilmente esquecida ou postergada.

Outro ponto que merece destaque é a regra dos 2 minutos. Se uma atividade leva apenas esse tempo para ser concluída, faça na hora.

Crie listas-chave

Fazer listas está totalmente ligado ao primeiro item: ocupar a cabeça com assuntos mais relevantes e não precisar lembrar de tudo que necessita ser feito. Para ter uma boa administração de tempo, faça listas-chave: listas das próximas ações, listas de assuntos a tratar, listas de “aguardando”, listas de projetos em andamento. Se você preferir pode utilizar o Kanban, uma metodologia ágil bastante difundida e que sempre falo em meus cursos. E em termos práticos, disponibilizado no aplicativo chamado Trello.

Esvazie a caixa de entrada diariamente

Você pode, além de esvaziar a caixa de entrada diariamente, criar o hábito de classificar as demandas como urgentes ou importantes. Se existem muitos e-mails para serem lidos, por exemplo, crie uma pasta chamada de backlog e vá reduzindo as pendências aos poucos.

O mesmo serve para informações em papéis, em documentos de bloco de notas ou Google Drive. Capture, organize e acesse e/ou atualize essas informações sempre que for preciso.

Faça revisões semanais

Tire um tempo na semana para verificar o que já foi feito, o que depende de outras pessoas e quais tarefas merecem atenção. Faça isso também com questões pessoais, como pagamento de contas ou práticas de exercícios físico.

Quando falamos em administração de tempo no trabalho em equipe é essencial que essas revisões ocorram também. Metodologias ágeis, como o Scrum, recomendam que essas reuniões tenham no máximo quinze minutos se forem diárias e 1h se forem semanais.

Integre vida pessoal com o Trabalho

Como falamos ao longo do texto, não existe separação de vida pessoal e profissional. O GTD também pode ser utilizado para fazer a administração de tempo em todos os campos da sua vida. Capture, organize e priorize todas as atividades-chave. Seja a ida ao mercado depois do expediente, a aula de inglês na hora do almoço ou o happy hour com o pessoal do escritório.

Quando tudo isso é gerenciado de forma integrada, traz harmonia e equilíbrio para a vida das pessoas.

Se você quiser saber mais sobre administração do tempo e produtividade, confira nosso infográfico 10 dicas para ser produtivo no Home office.

Maria Augusta Orofino

Consultora em Inovação, Organizações Exponenciais e Metodologias Ágeis