“Dados são o novo petróleo” é uma das frases mais difundidas em palestras sobre inteligência de mercado. E não é por menos, uma vez que armazenar dados e analisá-los para extrair insights para os negócios são, de fato, formas eficazes para o crescimento de uma organização. No entanto, gosto de bater em outra tecla: na gestão de tempo, como uma forma de se destacar e ganhar produtividade,  apoiadas pelas metodologias ágeis que entram como ferramentas de apoio a equipe de Business Intelligence e outras áreas ligadas a Ciência de Dados.

Como bem lembrou o co-criador do Scrum, Jeff Sutherland: “O tempo é o maior limitador dos projetos humanos. Ele afeta tudo: quanto trabalhamos, quanto demoramos para concluir tarefas, o nível de sucesso que obtemos.” Ele assegura que, com a metodologia Scrum é possível gerenciar uma equipe focada em colocar as tarefas na coluna do “feito”.

Aliás, Christian Barbosa, autor do A tríade do tempo aponta como um dos principais fatores para as metodologias sobre produtividade não funcionarem é que, muitas delas, mostram apenas a visão do tempo de uma pessoa. Deixando de lado como o trabalho de uma pessoa influencia no trabalho da outra (como orienta as metodologias ágeis). Outros pontos são: não levar em conta o fator humano, não fazer uma gestão do conhecimento e utilizar a tecnologia apenas como acessório.

A tríade do tempo virou uma referência quando o assunto é gestão de tempo

Nela, Christian propõe a distribuição de atividades em três esferas: importante, urgente e circunstancial. O mais interessante do método é que não se refere apenas a questões profissionais, mas de vida. Importante são atividades alinhadas ao seu propósito. Urgente são atividades com prazo curto e as Circunstanciais são, na maioria das vezes, atividades desnecessárias.

Outro ponto importante é que as esferas da Importância e da Urgência nunca se sobrepõe. Além disso, cada pessoa tem uma Tríade de tempo própria. Cada esfera é maior ou menor, dependendo da profissão, idade, classe social, entre outras.

O objetivo do método  é que você consiga colocá-lo em prática para que a esfera referente a Importância aumente cada vez mais. Pois, é nela que estão as atividades ligadas aos seus sonhos e bem-estar. Para tanto, a recomendação do autor é: todos os dias olhar para sua lista de atividades e analisar em que esfera cada uma delas se encontra. Fazendo isso é possível mudar, aos poucos, o padrão mental e fazer a gestão do tempo de acordo com a prioridade de cada um.

Christian fez um experimento com 210 trabalhadores e percebeu que as pessoas que construíram o hábito de classificar suas atividades eram 69% mais produtivas do que as que não faziam distinção nenhuma. Além disso, 57% dessas pessoas disseram ter mais facilidades em fazer planejamentos semanais e incluir atividades pessoais em seus planos.

A conclusão desse experimento é que as pessoas que utilizam a Tríade do tempo buscam reduzir o que é Urgente e incluir na agenda mais tarefas Importantes. Ou seja, as que visam o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Para ele, uma gestão do tempo ideal teria 70% de atividades importantes, 20% de urgentes e apenas 10% de tarefas circunstanciais. É desafiador, não?

As diferenças entre as esferas da Importância, Urgência e Circunstância

Importância

A esfera da Importância é como o nome já diz: o que tem maior prioridade na vida daquela pessoa. Você gosta de ler? Gostaria de mudar de profissão? Quer ter mais tempo para família? Quais mudanças você precisa fazer em sua rotina hoje para incluir algumas atividades alinhadas a esses propósitos no seu dia a dia?

E, se você está pensando que definir o que é importante é muito difícil, seguem algumas dicas do autor:

• Tarefas importantes têm prazos, podem demorar dias, meses ou anos, mas você tem uma data para realizá-la, como uma nova graduação, por exemplo;
• Essas atividades são pessoais e têm mais importância para você que para os outros;
• Dão aquela sensação de prazer e satisfação quando finalizadas;

Lembre-se que, para criar um futuro desejado, é preciso executar tarefas no aqui e no agora para que esse sonho seja realizado. Por onde vamos começar?

Urgência

Urgente são tarefas que surgem em cima da hora e devem ser realizadas assim que chegam. Elas podem surgir por um planejamento mal feito, uma conta que foi esquecida, uma doença que apareceu do nada.

No entanto, não importa o motivo, se a sua Tríade do Tempo tem mais tarefas urgentes do que importantes, você precisa repensar os seus hábitos. Afinal, não podemos passar a vida com a sensação de que o tempo voou e que não temos tempos para nós mesmos em nossas vidas.

Desafio você a cronometrar quanto de tempo você gasta em um dia com atividades que, de fato, lhe dão prazer e conferem essa sensação de que o dia foi produtivo e maravilhoso. Espero que você não viva priorizando coisas urgentes e deixando atividades importantes de lado. Christian alerta que “priorizar atividades urgentes dá uma sensação de falsa produtividade e que, ao longo do tempo, gera estresse, frustração e a sensação que tomou decisões erradas ao longo da vida.”

Uma dica do autor para diminuir as tarefas urgentes é fazer as perguntas:

• Por que isso é urgente?
• Como posso prevenir a urgência dessa atividade?
• O que posso planejar para evitar que essa urgência se repita?
• Alguém pode me ajudar com essa urgência?

Lembre-se que não existem tarefas importantes e urgentes ao mesmo tempo e que planejamento é sempre a melhor forma de fazer com que você tenha mais tempo para utilizar da forma que seja relevante para você.

Circunstanciais

Por fim, a última esfera da Tríade do Tempo é a Circunstanciais. São atividades que, na maioria das vezes, você não queria realizar e ela chegou até você por uma situação, ambiente ou pessoa. Pode ser um aniversário que você não quer ir, uma reunião que você não precisava participar ou atividades que você não enxerga valor.

Exemplos que o autor cita no livro: atividades que são urgentes para outras pessoas e não para você, tarefas que você faz em excesso, eventos que você aceita por educação e trabalhos que geram insatisfação ou angústia.

Algumas dicas do autor para diminuir as tarefas Circunstanciais são:

• Aprenda a dizer não;
• Pratique a sinceridade;
• Não aceite chantagens;
• Não tenha medo;
• Não volte atrás nas decisões;
• Seja firme em suas posições.

Se você conseguiu identificar como as esferas da sua Tríade do Tempo e estão relacionadas e pensa em mudar de hábitos. Comece pelo mais simples. Assuma responsabilidades. Nas próximas semanas vamos falar mais sobre produtividade e gestão do tempo.

E se você está se perguntando por que passamos abordar o tema aqui no blog, a resposta é simples: tudo é sobre pessoas e estratégias que afetam os negócios. De tarefas mais pessoais como repensar a carreira até questões mais complexas como inovar, repensar modelos de negócios ou adotar metodologias ágeis. Tudo é sobre planejamento e utilizar o tempo e os recursos da melhor forma.

Maria Augusta Orofino

Consultora em Inovação, Organizações Exponenciais e Metodologias Ágeis