Atendendo a alguns pedidos, apresento abaixo um roteiro básico para elaboração de um projeto comercial de um evento. Este roteiro deve ser adaptado às características gerais do evento que se pretende comercializar cotas de patrocínio ou itens específicos, chamados de itens patrocináveis. Uma vez elaborado, o texto deve ser diagramado e impresso em um papel de boa qualidade. Uma versão em extensão [pdf] também é aconselhável para ser enviado por emails. Caso o evento tenha um site, estas informações podem compor o site em área restrita aos interessados que receberão uma senha para ter acesso.

Segue o roteiro básico. Complemente conforme as suas necessidades. Itens que não tenham relevância para o evento em questão devem ser excluídas.

PROJETO COMERCIAL (ROTEIRO)

Parte 1
1. Apresentação
2. Quem esta promovendo o evento
3. Porque está promovendo o evento
4. O que é o evento. Quantas edições já aconteceram
5. Objetivos do evento
6. Público Alvo [quem irá participar do evento. Público esperado]
7. Tema Central e eventos paralelos

Parte 2
1. Como está o mercado (setor) brasileiro /mundial em relação ao evento
2. O que está sendo apresentado.
3. Importância do setor na economia nacional

Parte 3
1. Promoção e realização (Parceiros /apoiadores)
2. Quem está promovendo
3. Quais as entidades/ Quem são
4. O que fazem (missão, objetivo, fundação)

Parte 4
1. Local
2. Cidade do evento
3. O que ela oferece (pólo turístico)
4. Quais os seus atrativos | Estilo da cidade (ambiente) | Quantos habitantes
5. Período de realização do evento
6. Datas e horários | Cronograma

Parte 5
1. Por que investir
• Investimento em promoções de eventos associa marcas a hábitos e segmentos.
• Incrementa marcas e aumenta os índices de lembrança.
• Aumenta a rentabilidade do dinheiro investido.
• Empresa investidora contato direto com o público alvo

Parte 6
1. Estratégias de divulgação
2. Divulgação dirigida – Folheteria
3. Publicação de anúncios: revistas, informativos, jornais especializados.
4. Divulgação em massa – Mídia impressa, falada, televisionada.
5. Anúncios periódicos com circulação: regional, nacional, internacional; dirigido para o segmento ou não.
6. Mailing list
7. Plano de mídia
• Veículo anúncios tamanho
• Revistas (nacionais, regionais, internacionais/dirigido ou não).
• Televisão (nacional, regional).
• Rádios AM/FM (regional, nacional) dirigido ou não.
• Periódico (nacional, regional) dirigido ou não.

Parte 7
Programação Detalhada
• [ Data/ Hora/ Local]
• [Título / assunto/ Professor/ onde se formou.
• Apresentação trabalho científico - Qual o formato

Parte 8
Realização de feira de produtos e serviços [paralelo ao evento]
Metragem da área da feira
Metragem de variação estandes
Preços: montagem básica m2, área livre m2.

Parte 9
Retorno do investimento
Opções: cota máster, co-patrocínio, patrocínio workshop, estande (podem ser divididos por setores, valor estandes por m2, área livre por m2), apóio de mídia (citação na mídia como patrocinador).
Nº de cotas disponíveis e seus valores
Especificação das opções

Parte 10
Contatos
Telefone
Nome do responsável com email e celular
Site do evento

O projeto comercial de um evento não é um plano de negócios. Normalmente pode ser confundido como tal, mas um projeto comercial é algo que deve ser simples e direto. Inicialmente deve-se focar em quem é o público alvo ou o target do projeto. A linguagem deve ser dirigida para quem irá avaliar a proposta. Desta forma, tanto o texto como a diagramação deverão ser conduzidos para quem se destina. 

Num segundo momento, e definido o público alvo que receberá o projeto que evidente, não necessariamente seja o mesmo público do evento que se pretende realizar, deve-se estabelecer o perfil das empresas que receberão o material visando o patrocínio. Esta etapa requer um estudo profundo das empresas a quem será destinado o material. Se pretende-se utilizar recursos provenientes de leis de incentivo, por exemplo, deve-se verificar se o imposto pertinente ao incentivo é devido pela empresa em questão. No caso da lei Rouanet [ou lei de incentivo à cultura], a empresa deverá estar vinculada ao pagamento de imposto de renda sobre o lucro real, e não lucro presumido. Existem alguns Estados brasileiros que possuem leis de incentivo relacionados ao pagamento do ICMS. Ou ainda municipios com incentivos relacionados ao IPTU e ISS. Na maioria dos casos, entretanto, o patrocinio está relacionado à verba de marketing das empresas e inseridas no planejamento orçamentário empresarial.

Um terceiro aspecto a ser estudado antes mesmo de iniciar a redação do projeto comercial, é a prioridade de mercado que as empresas selecionadas para receberem o material definiram em seus planejamentos estratégicos. Isso auxiliará na estrutura da proposta de retorno ao patrocinio a ser oferecido.

Sugerimos a seguinte estrutura de um projeto comercial de um evento:

• Introdução – um texto que identifique o propósito do projeto, que cite a origem do evento e sua relevância comercial.
• Justificativa – porque o evento deve acontecer e sua importância no contexto em que está inserido. Exemplificar e apresentar edições anteriores realizadas.
• Objetivos – o que se pretende atingir com a realização do evento
• Público-alvo – quem pretendemos atingir com a atividade
• Programa técnico/científico/cultural do evento – como pretendemos realizar o evento
• Plano de midia do projeto – especificar a exposição pretendida pelo evento na midia, quer comercial quer espontânea via assessoria de impresa.
• Estimativa orçamentária – com quanto [valores monetários]  realizaremos o evento
• Retorno ao patrocínio – de que forma, em que quantidade e de que maneira o investidor terá a exposição da sua marca. Neste campo, na medida do possivel, deverá ser mensurado e quantificado monetariamente a exposição da marca e seus prováveis retornos através da quantidade de pessoas que terão acesso a esse material.
• Formas de pagamento do patrocinio desejado – em quantas parcelas e em que prazo deverá ser pago o patrocinio pleiteado.
• Empresa responsável pelo processo – breve histórico, citação do site ou blog da empresa, nomes e pequeno curriculum dos responsáveis, endereço, email e telefones para contato.

Oportunamente apresentaremos a estrutura de comercialização de projetos de eventos e as atividades inerentes.