Organizar uma missão empresarial ao exterior requer alguns cuidados e rotinas. Atualmente com o apoio da internet, esta tarefa não é tão complicada como era antes do surgimento dessa rede de contatos virtuais e que rapidamente torna-se real. Por volta dos anos oitenta, eu trabalhava em uma empresa estatal que tinha muitos contratos de fornecimento com empresas estrangeiras decorrentes das usinas hidroelétricas que estavam em contrução. Como no setor eu era a única pessoa que conseguia se comunicar em inglês e porque sempre gostei muito desse idioma, a função “caiu no meu colo”. Naquela época para se obter um contato, primeiro era enviada uma carta à empresa envolvida fora do Brasil, depois se obtinha a licença para sair do país e por fim se organizava a viagem.
Atualmente entendendo bem de “desktop research” consegue-se identificar uma série de empresas e respectivos emails de contatos. Assim sendo como podemos propor um roteiro para esta atividade? Vejamos:
1. Identificar os profissionais no Brasil que farão a viagem elaborando um perfil profissional nos idiomas relativos aos países que serão visitados, com foto de rosto, nítida e com traje de trabalho. Criar um documento em “pdf” que comporá o email de consultas.
2. Elaborar um projeto, definindo qual o objetivo, metas a serem obtidas, área de interesse nas visitas técnicas, identificar potenciais parceiros e empresas conveniadas, verificar em que paises o fato que se deseja conhecer ocorre com maior intensidade e frequência, verificar o melhor período para a viagem considerando férias e inverno. Resumir este projeto em uma lauda para enviar juntamente ao email de consulta.
3. Criar ou atualizar um site que dará suporte para que as pessoas que sejam contatadas em outro país possam verificar a autenticidade do pedido e consulta. Este site também deve estar em outro idioma, pelo menos em inglês.
4. Estruturar as cartas que serão enviadas pedindo a visita. Criar um banco de dados que possa conter nome e cargo da pessoa, email e telefones de contato, algumas características interessantes da empresa, nome/telefone e email da secretária ou assistente, endereço completo do local que será visitado.
5. Identificar uma agência de viagens que seja confiável e que tenha a expertise em enviar grupos empresariais para o exterior. Contratar os serviços de transporte aéreo, terrestre, traslados, serviços de guias que atuem como tradutores quando for o caso, seguro de saúde e hospedagens.
6. Efetuar os contatos com um prazo minimo entre 3 a 6 meses, respeitando o intervalo de férias principalmente no hemisfério norte que acontece entre julho e agosto. A cada visita confirmada, pedir para que a empresa envie uma correspondência oficial. Este documento deverá compor o material de viagem dos participantes da missão para eventualmente ser apresentado em alfândega ou órgãos de imigração.
7. Acompanhar os preparativos dos “viajantes” orientando-os a ter o passaporte atualizado no mínimo com 6 meses de validade, seguro de vida e saúde, cartão de crédito internacional, endereço e residência fixa, declaração de trabalho (carteira de trabalho ou contrato de prestação de serviços), vacinas exigidas pelo país a ser visitado, etc.
8. Organizar um guia de viagens com as principais características dos locais que serão visitados, peculiaridades, mapas, roteiros com orientação de restaurantes, comércio e atrações culturais, consulados brasileiros no exterior etc. Na bagagem, propor que levem algum “souvenir” que identifique a cidade do Brasil que eles representam.
9. Providenciar cópia de todos os documentos importantes como passaporte, carteira de identididade e CPF, cartão de crédito sendo que um cópia segue com o “viajante” e outra fica com quem organiza a viagem para que no caso de perda ou roubo se tenha os números de todos os documentos para as providências decorrentes.
10. Verificar a necessidade de relatório de viagem, pós evento e orientar os participantes da missão sobre o registro das visitas ou contatos, que obtenham os cartões de visita e dados sobre a empresa visitada. Este material no retorno ao Brasil será fundamental para compor o relatório final do projeto e fechar o processo.
11. A prestação de contas origina-se quando as despesas acontecem. Por ser uma viagem empresarial, a justificativa e comprovantes de despesas deverão ser devidamente “arquivados” e identificados na medida que surgem para que no retorno ao Brasil possam ser encaminhadas à contabilidade ou departamento financeiro.
12. Por fim, lembrar sempre de enviar uma carta de agradecimento a todas as pessoas e empresas que foram visitadas durante a missão internacional.
A todos, boa viagem.
