Uma vez definido o tipo de evento que se deseja realizar, o passo seguinte é a escolha do local.

Um local deve comportar o público alvo que se pretende atingir no evento. Em todos os sentidos, inclusive considerando áreas de estacionamento, conforme o tipo de transporte a ser utilizado. Outro aspecto importante que devemos observar são as condições climáticas. Conforme o tipo de evento, o local escolhido deverá ter condições de abrigar todos os envolvidos caso faça chuva ou faça sol. Sim, porque conforme o caso, um sol também poderá atrapalhar. Imagina um grande almoço, tal como um churrasco ou uma feijoada para um grande público e tiver um calor e sol insuportável? Ou um grande jantar ou casamento, onde a noiva sonhou com uma noite estrelada e no momento ocorre uma grande chuva?

Outro ponto a destacar no local é a modalidade de atividades que serão realizadas. Por exemplo, se for um congresso com atividades interativas, as cadeiras não poderão ser fixas. Ou um curso que envolverá o uso de notebooks, o local deverá ter espaço para mesas de suporte. Em congressos ocasionalmente ocorrem reuniões ou apresentações de trabalhos ou workshops em salas paralelas. Isso também deverá ser avaliado além de salas de apoio para deposito, sala VIP, sala para a imprensa, sala para serviços de midia desk e assim por diante. Muitas vezes ocorrem feiras paralelas ou o evento é uma feira de negócios. Neste exemplo, o local exigido deve ser um pavilhão com condições para montagem de estandes.

Necessário também observar o suporte para alimentos e bebidas. Conforme o tipo de evento, o local deverá ter uma área reservada para cozinha, despensa, área de coleta de lixo, ponto de água e assim por diante.

De acordo com o público alvo do evento, meios de transporte e suporte de taxis também podem viabilizar a escolha do local ou não. Igualmente sobre a emissão de ruidos e sonoridade. Caso seja um show, o mesmo não poderá ocorrer em áreas residencias onde a lei do silêncio impõe o término sempre às vinte e duas horas.

Um local para um evento, via de regra, é pago. Assim, o valor do aluguel também é outro ponto que devemos observar. Quanto que se dispõe no orçamento do evento para o pagamento da locação do espaço.

Resumo dos itens a serem observados na escolha de um local para um evento:

  • qual o público alvo que pretende-se atingir
  • área de estacionamento
  • suporte de transporte urbano
  • necessidades em função do clima
  • quantas salas e com que capacidade são necessárias
  • tipo de mobiliário a ser utilizado
  • necessidade de suporte de cozinha e área de limpeza
  • salas de apoio (VIP/ Midia desk/ Imprensa/ Secretaria etc)
  • em caso de feiras, metragem do pavilhão de exposições
  • custo da locação e limites orçamentários