Um dos pontos que via de regra fica esquecido em “check-lists” de eventos de qualquer natureza, é a contratação de um seguro de responsabilidade civil. Considerado um dos menores custos dentro da planilha orçamentária, o resultado da não contratação pode ser desastroso.  Os episódios ocorridos em Angra dos Reis na virada do ano de 2009, especificamente às pousadas e locais públicos me fizeram lembrar esse item. Em Florianópolis uma festa de réveillon que aconteceu em um clube privado e que estava locado para a realização de uma festa GLS também teve um incidente que resultou na morte de um participante.

De acordo com a Wikipedia, responsabilidade civil é a obrigação de reparar o dano que uma pessoa causa a outra.  Em direito, a teoria da responsabilidade civil procura determinar em que condições uma pessoa pode ser considerada responsável pelo dano sofrido por outra pessoa e em que medida está obrigada a repará-lo. A reparação do dano é feita por meio da indenização, que é quase sempre pecuniária. O dano pode ser à integridade física, aos sentimentos ou aos bens de uma pessoa.

A empresa organizadora ou o proprietário de um estabelecimento público como uma pousada ou hotel, ao efetivarem esse seguro, se resguardam de eventuais danos ou acidentes que os participantes ou hóspedes venham a sofrer durante o período que estão sob suas responsabilidades.

Fico pensando como será resolvida a questão dos óbitos decorrentes de um deslizamento de terra que cai sobre uma pousada. Ou se ocorre um óbito durante o evento que se está organizando. De quem é a culpa? Quem será o responsável? Evidente que haverá uma questão judicial a ser resolvida, mas se o seguro foi feito, com certeza os danos serão menores.

Todo evento tem suas peculiaridades e características e o grande desafio dos organizadores é compartilhar o conhecimento adquirido durante o processo de preparação com a equipe que é contratada especificamente para os dias de realização do evento. A Comissão organizadora trabalha normalmente em períodos que chegam a vinte e quatro meses ou mais, acumulam uma série de informações e quando chega o dia do evento, precisa ter critérios e métodos para repassar o conhecimento para quem chega.

Sugere-se elaborar um guia ou manual que seja entregue para os profissionais pontuais e fornecedores envolvidos dentro de uma reunião especialmente elaborada para este fim.

Apresento um roteiro para auxiliar essa função:

1. Escolher um local apropriado para realizar este encontro. O ideal é que seja feito no mesmo local em que o evento ocorrer.
2. Prepare um roteiro, etiquetas com os nomes das pessoas (crachás). Contrate serviços de café, água, ou um almoço ou mesmo um coquetel de encerramento para permitir a interação entre os profissionais envolvidos. Isso permitirá que as pessoas se conheçam antes de realizar o evento em si.
3. Ao iniciar a reunião, faça um aquecimento e convide as pessoas a se apresentarem, citando uma característica pessoal e a função ou serviço que executará no evento.
4. Apresente as comissões de compõe o evento. O ideal é a presença da  Comissão Organizadora, da Comissão Técnica e equipe gerencial. Se isso não for possível, preparar uma apresentação em “power point” com os nomes, função e foto de cada indivíduo envolvido.
5. Convide todos os coordenadores de área para se apresentarem citando as funções e congregando as equipes subordinadas.
6. Em uma apresentação visual, mostre todas as áreas do local em que o evento ocorrerá. Ilustre com fotos, mapas, guias e roteiro. Apresente as peculiaridades, as posições estratégias e localizações principais e entregue uma cópia para os participantes e fornecedores envolvidos.
7. Evidencie o programa do evento numa apresentação visual (power point). Leia cada item, fale sobre as formas de apresentação, cite os tempos, comente sobre o perfil dos palestrantes e convidados. Peça para que cada um estude o programa e saiba tudo sobre o mesmo, a fim de orientar os participantes do evento.
8. Ressalte e repasse algumas orientações gerais de atendimento, entre elas:

• Primar pela boa apresentação e aparência pessoal, mantendo sempre impecável seu uniforme.
• Ter bom senso no atendimento, cordialidade e solicitude.
• Procurar ao máximo auxiliar o participante em qualquer informação que ele solicitar.
• Evitar a impressão de impaciência, quando estiver à espera de alguma solicitação por parte do participante ou comissão organizadora.
• Atender às reclamações dos participantes com respeito, procurando resolvê-las dentro das possibilidades, ou se necessário reencaminhando à secretaria do evento.
• Comunicar imediatamente à coordenadora ou responsável pelo evento, a presença de pessoas indesejáveis ou de comportamento suspeito, a fim de preservar a boa imagem do evento.
• Procurar prever as necessidades dos participantes e avaliar as circunstâncias do momento; procurar acomodar da melhor maneira possível as mais diversas situações e refletir sempre serenidade, que assegure ao participante o desejo de lhe ser útil.
• Zelar pela conservação dos móveis, máquinas e equipamentos e materiais sob sua responsabilidade.

Ao término da reunião, enfatize os horários de trabalho de cada profissional e entregue uma pasta com cópia da apresentação realizada, com os nomes dos integrantes das comissões e do programa do evento.

Continuando a saga dos encontros de família, as festividades de Natal podem ser caracterizadas como um das maiores do ano. Motivo para reunir parentes que moram distantes, avós, tios e primos e até mesmo aqueles com quem não simpatizamos muito. O momento é de confraternização, amigos invisíveis [ou inimigos visíveis!?], abraços em tias idosas e beijos em primas que vemos somente naquele dia do ano.

Minha vida em família guarda bons momentos dos encontros de Natal. Fui educada na fé cristã em casa onde não existia “Papai Noel”, mas sim a majedoura a espera do nascimento do Menino Jesus. Éramos estimulados a praticar boas ações e a cada ato consciente realizado em prol do outro, tinhamos o direito de colocar uma palha na manjedoura para que o menino quando nascesse encontrasse um berço macio, mesmo que em um ambiente hostil.

Nas semanas que precediam a festa de Natal, nossa casa era invadida por um perfume delicioso dos biscoitos que eram preparados pela minha mãe, especialmente e somente naquela época do ano. Destaque para a “estrelinha de Natal”, ”Doce da Margot”; pão de mel; os biscoitos de gergelin e amêndoas e do famoso Bolo de Natal. Nos próximos posts colocarei as receitas para compartilhar com quem lê. A preparação dos biscoitos tinha um ritual especial. Primeiro, minha mãe preparava as massas. Depois de esticar em uma “tampo de mármore” na sua mesa da cozinha, um a um eram modelados e cortados em forminhas com o motivo escolhido: estrelinhas; meia lua e assim por dia. Os biscoitos eram colocados em assadeiras e aguardados ansiosamente que ficassem prontos. Imaginem que em uma família com sete crianças mais os agregados da vizinhança, ninguém comia antes da hora ou antes do dia de Natal. Eu sempre acompanhava esse processo, sentada em um banquinho, observando o movimento. Após a etapa de cozimento, os biscoitos eram guardados em latas especiais para em outro momento voltarem para a produção do acabamento. Alguns recebiam recheio, outros cobertura de açucar de confeiteiro, alguns recebiam cobertura com açucar cristalizado e havia aqueles que além da cobertura e do recheio, recebiam também uma borda com amêndoas picadas ou coisa do gênero. Era uma função que durava semanas.

Rigorosamente 10 dias antes do Natal, minha mãe elaborava o bolo, uma receita alemã que prometo colocar aqui também. Como não leva leite na composição e é feito a base de frutas cristalizadas, frutas secas e rum, ela sempre diz que “quanto mais velho, mais gostoso”. O aroma que exala da junção dos ingredientes é algo que o computador ainda não pode expressar. Mas um cheiro que sempre resgatará esses bons momentos da minha infância. Até hoje ela ainda faz esse bolo. A mesma receita desde 1952. Mas a mágica do processo da feitura do bolo é o preparo dos ingredientes. Todos minuciosamente picados, um a um, em pedaços minúsculos, tudo sem carroço e casca. Não existe perdão para quem colocar um carroço de qualquer fruta dentro de um bolo ou doce, ela sempre comenta.

Vou continuar esse assunto, como forma de preparação do meu Natal, em posts vindouros. E compartilhar com vocês a deliciosas receitas da minha mãe. Espero que quem ler, crie a coragem e viva esse processo.

Foram aprovados os artigos submetidos para serem apresentados durante o VI ENEMPRE – Encontro Nacional de Empreendedorismo , que acontecerá de 22 a 24 de novembro em Lages. Quem enviou artigos deverá acessar o site do evento, entrar com a sua senha no campo específico e verificar a classificação do seu trabalho. Todos os trabalhos aprovados serão apresentados em formato de pôster conforme instruções que constam no mesmo site e serão publicados como capítulo de um livro que será editado pela Editora Pandion. Convidamos a todos que ainda não efetuaram a sua inscrição, a efetivá-la via site, conforme instruções no mesmo.

O significado de “inércia”, para a física é a propriedade que os corpos têm de persistir no estado de repouso (ou de movimento) enquanto não intervém uma força que altere esse estado. Tal princípio, formulado pela primeira vez por Galileu e, posteriormente, confirmado por Newton, é conhecido como primeiro princípio da Dinâmica (1ª lei de Newton) ou princípio da Inércia.

Costumo dizer que em todo início de planejamento de um evento existe uma inércia natural que será alterada somente com movimentos intencionais e determinados e que conduzirá ao resultado pretendido. Explico-me. Quando iniciamos o processo de planejamento de um evento, muitos aspectos ainda não estão definidos porque não dispomos de informações essenciais tais como: local do evento; palestrantes que serão convidados e que aceitarão o convite; a procedência e temática dos palestrantes convidados; patrocinadores e potenciais parceiros que responderão afirmativamente ao convite formulado e assim por diante.

Tal qual a primeira lei de Newton, um evento permanecerá em repouso ou não até que uma força venha interferir nesse estado. Esse momento inicial de “repouso” é extremamente importante para que ao darmos inicio efetivamente, tenhamos as diferentes variáveis devidamente pautadas e identificadas.

Esse estado de “inércia” acontecerá até que os organizadores tenham a certeza que devem imprimir um movimento e dar inicio ao processo de organização propriamente dito. E como tal deverá ser respeitado. Sempre afirmo isso ao ver que alguns promotores ou “donos” de eventos insistem em eliminar etapas e não consideram que existe uma dinâmica própria do processo a ser respeitada. Ilustro com uma mensagem que recebi via email e cujo autor desconheço sobre a borboleta e o casulo. Aqui utilizo este exemplo como uma metáfora do processo inercial de organização de um evento.

Um dia, uma pequena abertura apareceu em um casulo, um homem sentou e observou a borboleta por várias horas conforme ela se esforçava para fazer com que seu corpo passasse através daquele pequeno buraco.  Então pareceu que ela parou de fazer qualquer progresso. Parecia que ela tinha ido o mais longe que podia, e não conseguia ir mais longe. O homem decidiu ajudar a borboleta. Pegou uma tesoura e cortou o restante do casulo. A borboleta saiu facilmente, mas seu corpo estava murcho e tinha as asas amassadas. O homem continuou a observar a borboleta porque ele esperava que, a qualquer momento, as asas dela se abrissem e esticassem para serem capazes de suportar o corpo, que iria se afirmar a tempo. Nada aconteceu!  Na verdade, a borboleta passou o resto da sua vida rastejando com um corpo murcho e asas encolhidas. Ela nunca foi capaz de voar.

O que o homem, em sua gentileza e vontade de ajudar, não compreendia era que o casulo apertado e o esforço
necessário para a borboleta passar através da pequena abertura eram o modo com que Deus fazia com que o fluido do corpo da borboleta fosse para as suas asas de modo que ela estaria pronta para voar uma vez que estivesse livre do casulo.

Minha experiência em planejar e organizar eventos, tanto científicos como empresariais, diz que esse momento de espera e de definições via de regra, é comparável a passagem da borboleta pelo casulo. Não adianta querer reduzir o trajeto e imaginar que “uma tesoura” irá favorecer o resultado final. Há que viver o paradoxo da espera e da paciência diante da emergência da organização de um evento.

Fonte: Ethevaldo Siqueira – O Estado de São Paulo

Nenhuma tecnologia supera em qualidade o encontro pessoal, presencial, face a face, em entrevistas ou reuniões. Mas, quando se trata de conectar profissionais distantes, em cidades, países ou até continentes diferentes, em encontro virtual por meio de um sistema tão avançado quanto o da Telepresença, as vantagens dessa tecnologia superam largamente o distanciamento físico.

Executivos e jornalistas são os primeiros profissionais a usufruir os benefícios da Telepresença, novo meio de comunicação multimídia, com imagens em alta definição e tamanho natural, desenvolvida originalmente pela Cisco. Tenho usado com alguma frequência o novo sistema. Há poucos dias, entrevistei simultaneamente três cientistas: um em Londres, outro em Nova York e o terceiro em São Francisco. Além de entrevistá-los em conjunto, com o benefício adicional dos comentários recíprocos, num tempo recorde, atingi meu objetivo de trabalho sem ter que viajar para aquelas três cidades.

Imagine, leitor, a demora, os transtornos e o preço dessas entrevistas se eu tivesse que viajar fisicamente, para fazer as mesmas entrevistas, de forma presencial, face a face. Em primeiro lugar, teria que voar um total de mais de 60 horas, sem contar o tempo de espera de 8 a 10 horas em aeroportos. Seria obrigado a enfrentar o aborrecimento das filas, controles de passaportes ou, pior, as medidas de segurança. Minhas despesas totais superariam US$ 20 mil, em passagens, hotéis, táxis e refeições.

Mais do que economizar tempo e dinheiro, senti a alegria de estar contribuindo para a redução da poluição e, em especial, do aquecimento global. As empresas, por sua vez, além de ganhar tempo e aumentar a produtividade, podem economizar anualmente verdadeiras fortunas em viagens, hotéis, táxis e restaurantes de seus executivos. O único fator de limitação hoje passa a ser o fuso horário de cada interlocutor.

O uso da Telepresença cresce rapidamente no Brasil e no mundo. Embora ainda tenha sabor de novidade para jornalistas, já se torna rotina para muitos executivos.

NATURALIDADE

O novo sistema de comunicação permite aos interlocutores ampliar sua experiência pessoal, como se estivessem frente a frente, interagindo e colaborando com todos os recursos de multimídia, informática e telecomunicações.

O realismo das imagens de alta definição e do tamanho natural nos dá a sensação perfeita de que as pessoas estão ali presentes, diante de nós. As imagens dos participantes, complementadas por efeitos visuais avançados e recursos de áudio de alta qualidade, nos dão até a percepção da expressão facial e da voz dos interlocutores, sem qualquer distorção. Além disso, podemos trocar documentos, textos ou programas de computador.

Como comparar os sistemas tradicionais de videoconferência com a Telepresença? Embora seja muito mais barato, o velho sistema de videoconferência é muito mais difícil de programar e usar. Além disso, não proporciona imagens de alta qualidade. No caso da Telepresença, as câmeras são posicionadas para proporcionar automaticamente uma melhor cobertura da sala. Desse modo, os participantes não precisam ajustá-las durante as reuniões.

PARA QUE EMPRESAS?

A Telepresença não é indicada para qualquer empresa, mas para aquelas que fazem elevado número de reuniões executivas em diferentes localidades ou necessitem de comunicação frequente com grandes clientes. Seu objetivo central é reduzir o número de viagens corporativas e, assim, contribuir para a preservação do meio ambiente.

Além da redução das despesas de viagens, o uso dessa nova tecnologia melhora a comunicação entre clientes, parceiros e colaboradores, desenvolve melhor relacionamento, amplia a confiança e proporciona maior compreensão das diferenças culturais.

Por sua naturalidade e espontaneidade, a Telepresença permite também maior integração de colaboradores que trabalham em diferentes unidades. Reduz o tempo de comercialização, ao tornar as decisões mais rápidas e inteligentes. Com o aumento do tempo líquido de lazer, contribui para a elevação da qualidade de vida dos funcionários.

Entre os benefícios do uso da Telepresença, o ponto alto é, a meu ver, o impacto positivo no ambiente, como resultado direto da redução do número de viagens de avião. As corporações se tornam efetivamente mais verdes.Um sistema de Telepresença pode conectar até 48 telas simples (single screens) em comunicação simultânea. Ou seja, é possível ter até 48 telas, com 96 pessoas em uma única reunião.

Qual é o investimento para se montar uma sala de Telepresença? De acordo com a necessidade dos clientes, pode variar de US$ 50 mil a US$ 300 mil. Este valor refere-se apenas à compra dos equipamentos. O retorno do investimento (ROI, na sigla em inglês) desses projetos costuma ser bem rápido, considerando os custos das viagens de seus profissionais. A Dimension Data, empresa integradora de salas de Telepresença, em nome da Cisco, acaba de realizar a integração de 50 unidades da Procter & Gamble em 23 países, inclusive o Brasil.

Homenagem ao artista e pesquisador que completaria em 2009,  101 anos terá 30 dias de artes visuais, música, teatro, literatura e cinema. Pela primeira vez na história de Florianópolis, de 16 de outubro a 14 de novembro de 2009, a área de maior concentração de pessoas da cidade – o Terminal de Integração do Centro (TICEN) – será ambientada para receber uma mostra da diversidade da obra de Franklin Cascaes: exposição de 32 reproduções de esculturas, 26 desenhos, 10 manuscritos, exibição de quatro filmes sobre ele e sua obra, oficina e aulas de desenho, cinco shows musicais em diferentes pontos da cidade e 16 intervenções teatrais se somarão à distribuição de panfletos com benzeduras e histórias extraídas dos escritos de Cascaes. Tudo isto faz parte da programação do projeto Cascaes 100+1.

Com toda a programação gratuita e um público estimado em mais de um milhão de pessoas, este projeto da Associação dos Amigos do Museu Universitário é produzido pela Exato Segundo Produções Artísticas, com o patrocínio do Governo do Estado de Santa Catarina e da Secretaria de Turismo, Cultura e Esporte por meio do Funcultural. As ações contam ainda com a parceria da Universidade Federal de Santa Catarina via Secretaria de Arte (SecArte) e do Museu Universitário Professor Oswaldo Rodrigues Cabral; da Fundação Catarinense de Cultura; da Fundação Cultural de Florianópolis Franklin Cascaes e da Secretaria de Educação de Florianópolis.

O projeto tem o apoio da COTISA, da Rádio CBN Diário, da Cinemateca Catarinense e do Cia. Teatro em Trâmite. A abertura do evento será no dia 16 de outubro, data em que Cascaes completaria 101 anos, com o primeiro show do projeto Festa pra Cascaes!, no jardim do Palácio Cruz e Sousa, das 12h às 14h, show da banda Francolino, formada por Denise de Castro, Marcelo Muniz, Baixinho, Jorge Lacerda, Silvia Beraldo, Carlos Augusto Vieira e Chico Thives, com convidados especialíssimos como Valdir Agostinho, seu Frankolino, dona Bilica e seu Maneca. Das 17h às 19h sobem ao palco Gentil do Orocongo e Trio do Engenho seguidos pela banda Francolino e a convidada Claudia Barbosa. No repertório, músicas populares e composições que abordam Franklin Cascaes e sua obra.

Confira toda a programação em www.exatosegundo.com.br/cascaes

• O quê: Cascaes 100+1
• Quando: 16 de outubro a 14 de novembro de 2009
• Onde: Terminal de Integração do Centro (exposição “Cascaes em trânsito”); Palácio Cruz e Sousa, Lagoa da Conceição, Ribeirão da Ilha, Santo Antônio de Lisboa e Pântano do Sul (show musical “Festa pra Cascaes!)
• Quanto: Programação gratuita
• Informações: amigosdomuseu@gmail.com ou 48 3028-3787 / 48 9164-4879

Na minha infância, o dia das crianças era comemorado como se fosse o dia do filho. Já que havia um dia para as mães e outro para os pais, nada mais justo do que adaptar um dia para os filhos. Familia grande, somos sete irmãos, o dia era revestido de comemorações. Nesse período, o dia 12 de outubro de outubro não era feriado. Desta forma, havia aulas normais e todos os compromissos relativos a um dia comum.

Mas era diferente. A forma de acordar, a expectiva do presente (que não era nada de excepcional), a oportunidade de ir para a escola sem uniforme e poder levar o brinquedo preferido. O lanche era “festivo” e era compartilhado com os colegas de classe. A chegada em casa, no retorno para aula, era só alegria. O almoço tinha um cardápio escolhido pelas crianças e no periodo da tarde era dedicado a brincar. Nada de estudos por um dia.

O interessante desse relato é que comparado aos dias atuais, seria um dia comum como outro qualquer, mas para nós fazia toda a diferença. Não existia cantina na escola, refrigerante só se bebia em dia de aniversário e presente era apenas uma “lembracinha” se for comparado com o que se gasta atualmente. Mas existia muito amor, muito carinho e muito respeito pela criança e pelo seu dia. Acho que foi isso que me marcou.

Minha mãe continuou comememorando o “dia do filho” por muitos anos, até o momento que surgiu o primeiro neto na familia. A medida que íamos nos casando e recebendo os nossos filhos, o dia do filho migrou para o dia do neto. E nós passamos a adotar o dia das crianças como o dia do filho… e assim será até que surjam os nossos próprios netos. Espero sempre respeitar e reverenciar a criança que minha casa receber, além da minha própria que mora dentro de mim.  

Já abordei neste ambiente o planejamento de um encontro de familia. Algo que acontença com a anuência e concordância da maioria dos integrantes deste agrupamento humano. Porém o que não foi abordado, é o sistema político que também reina nesse universo.

Ao programar um encontro de familia, observe quem é a maior liderança. Verifique entre todos os parentes, quem é que manda. Não explicitamente, mas tacitamente. Quem é a “sombra” mandatária que poderá dar voz de comando e fazer com que o encontro aconteça.

Ao identificar essa pessoa, antes de qualquer ação ou contato, vá até a mesma, sutilmentemente e “venda” a idéia do encontro para ela. Mesmo que a figura não faça nada, ela tem que sentir-se como a dona da idéia. Faça com que ela se sinta prestigiada e que o aval dado por ela seja destacado entre todos. 

Mas isso não é tudo. Após essa etapa resolvida, pergunte a tal autoridade, quem ela recomendaria para compor uma comissão organizadora. Se for o caso, peça ainda para que ela mesma faça o contato com pelo menos duas pessoas sugeridas. Somente após esses contatos é que a comissão organizadora deve iniciar os preparativos e passos decorrentes para que aconteça um bom evento.

Você pode até tentar. Você pode até imaginar que fará um encontro. Você pode até contratar profissionais. Mas somente se você for o grande patrocinador do evento que é as pessoas talvez apareçam. Se o que se pretende for um encontro onde cada um pague a sua parcela, que tenha uma contribuição efetiva e seja um espaço de compartilhamento não só das alegrias mas do ônus que um evento implica, a autorização formal dessa liderança deverá ser respeitada. Quem já passou por isso, irá concordar com o fato.

Uma aula magna não difere muito de uma palestra. Ela deve conter todo o conteúdo (começo/meio e fim) no intervalo previsto, normalmente de 60 minutos seguido de perguntas. Sugere-se escolher um tema diferente do que o grupo  esteja acostumado a ouvir. O interessante é ver em que área e que faixa de idade a platéia se constitui. Por exemplo, caso o grupo seja constituido de alunos de um curso de Sistemas de Informação, pode-se criar uma palestra sobre Redes Sociais, Sistemas de Informação e um fato que tenha acontecido recentemente e que tenha sido bem divulgado na midia. Evidenciar o que isso representou junto ao movimento de usuários no Twitter, Google e Orkut no auge das trocas de informação. O importante de uma aula magna é ter o tema da “palestra” relacionado ao assunto do curso que se esteja representando.

Uma aula magna é uma grande palestra que poderá abrir espaço para o apresentador em outros eventos.  Deve ser preparado um bom suporte em power point, treinar e conferir o tempo de acordo com o retorno esperado da platéia. Buscar assuntos atuais e suportes motivacionais, porque  uma palestra é quase como um teatro. Sempre temos que ter uma carta na manga para motivar a audiência e puxar a atenção para o palestrante.