Todo evento tem suas peculiaridades e características e o grande desafio dos organizadores é compartilhar o conhecimento adquirido durante o processo de preparação com a equipe que é contratada especificamente para os dias de realização do evento. A Comissão organizadora trabalha normalmente em períodos que chegam a vinte e quatro meses ou mais, acumulam uma série de informações e quando chega o dia do evento, precisa ter critérios e métodos para repassar o conhecimento para quem chega.

Sugere-se elaborar um guia ou manual que seja entregue para os profissionais pontuais e fornecedores envolvidos dentro de uma reunião especialmente elaborada para este fim.

Apresento um roteiro para auxiliar essa função:

1. Escolher um local apropriado para realizar este encontro. O ideal é que seja feito no mesmo local em que o evento ocorrer.
2. Prepare um roteiro, etiquetas com os nomes das pessoas (crachás). Contrate serviços de café, água, ou um almoço ou mesmo um coquetel de encerramento para permitir a interação entre os profissionais envolvidos. Isso permitirá que as pessoas se conheçam antes de realizar o evento em si.
3. Ao iniciar a reunião, faça um aquecimento e convide as pessoas a se apresentarem, citando uma característica pessoal e a função ou serviço que executará no evento.
4. Apresente as comissões de compõe o evento. O ideal é a presença da  Comissão Organizadora, da Comissão Técnica e equipe gerencial. Se isso não for possível, preparar uma apresentação em “power point” com os nomes, função e foto de cada indivíduo envolvido.
5. Convide todos os coordenadores de área para se apresentarem citando as funções e congregando as equipes subordinadas.
6. Em uma apresentação visual, mostre todas as áreas do local em que o evento ocorrerá. Ilustre com fotos, mapas, guias e roteiro. Apresente as peculiaridades, as posições estratégias e localizações principais e entregue uma cópia para os participantes e fornecedores envolvidos.
7. Evidencie o programa do evento numa apresentação visual (power point). Leia cada item, fale sobre as formas de apresentação, cite os tempos, comente sobre o perfil dos palestrantes e convidados. Peça para que cada um estude o programa e saiba tudo sobre o mesmo, a fim de orientar os participantes do evento.
8. Ressalte e repasse algumas orientações gerais de atendimento, entre elas:

• Primar pela boa apresentação e aparência pessoal, mantendo sempre impecável seu uniforme.
• Ter bom senso no atendimento, cordialidade e solicitude.
• Procurar ao máximo auxiliar o participante em qualquer informação que ele solicitar.
• Evitar a impressão de impaciência, quando estiver à espera de alguma solicitação por parte do participante ou comissão organizadora.
• Atender às reclamações dos participantes com respeito, procurando resolvê-las dentro das possibilidades, ou se necessário reencaminhando à secretaria do evento.
• Comunicar imediatamente à coordenadora ou responsável pelo evento, a presença de pessoas indesejáveis ou de comportamento suspeito, a fim de preservar a boa imagem do evento.
• Procurar prever as necessidades dos participantes e avaliar as circunstâncias do momento; procurar acomodar da melhor maneira possível as mais diversas situações e refletir sempre serenidade, que assegure ao participante o desejo de lhe ser útil.
• Zelar pela conservação dos móveis, máquinas e equipamentos e materiais sob sua responsabilidade.

Ao término da reunião, enfatize os horários de trabalho de cada profissional e entregue uma pasta com cópia da apresentação realizada, com os nomes dos integrantes das comissões e do programa do evento.

Uma das maiores vilãs da produtividade corporativa são, sem dúvida, as reuniões improdutivas ou mal conduzidas que, além de consumirem o tempo útil dos profissionais, elas geram altos gastos para a empresa. Segundo uma pesquisa que realizamos na Triad Consultoria, a cada cem funcionários o desperdício com encontros desnecessários em uma organização chegam à casa dos R$ 500.000,00.

Com a crise financeira do mercado global, muitas empresas estão cortando os seus gastos para não sofrerem consequências negativas em seu orçamento e empresários estabeleceram metas nesse sentido para 2009, a fim de aumentar seu lucro e evitar desperdícios. Porém, poucos profissionais têm a consciência do gasto gerado com reuniões mal conduzidas, muito longas ou sem um propósito válido.
 
Realizamos outro estudo com profissionais para saber a opinião deles quanto às reuniões que participam. O resultado foi surpreendente: apenas 7% dos dois mil participantes afirmaram que esses encontros são realmente eficientes e produtivos, sendo o principal problema deles, para 57%, a falta de foco e, conseqüentemente, a extensão do tempo pré-determinado para sua conclusão.
 
Aos profissionais que fazem parte da maioria insatisfeita, aconselho apresentarem aos seus superiores uma proposta de melhoria e otimização do tempo para que, além de aumentar a produtividade da equipe, o dinheiro gasto desnecessariamente seja reduzido. Para isso, sugiro algumas formas de conduta para um bom aproveitamento dos encontros corporativos:
 
• Analise a real necessidade de convocação – Muitos assuntos podem ser resolvidos por telefone ou mesmo com trocas de mensagens eletrônicas, evitando o deslocamento ou perda de tempo dos envolvidos. Pense se o assunto é tão complexo que faz-se necessário reunir pessoas para discuti-lo ou se apenas um e-mail resolveria a questão. Além de otimizar o seu tempo, você será mais objetivo e rápido na resolução dos problemas;
 
• Convoque as pessoas certas – Muitas vezes não há necessidade de convocar diversas pessoas para a discussão de determinados assuntos. Quem for convocar uma reunião deve analisar o que cada participante pode ou não contribuir para o tema em discussão e se há necessidade de todos estarem presentes naquele momento ou se somente um comunicado posterior das decisões tomadas seria necessário. Quanto mais pessoas estiverem presentes, a probabilidade de extensão do tempo e dispersão do assunto aumenta, principalmente se não houver uma liderança efetiva;
 
• Quando possível, evite deslocamentos – Ao realizarmos a pesquisa sobre gastos com reuniões ineficientes, um dos maiores fatores de análise foi o gasto com deslocamentos de cada profissional. Pense o quanto é gasto nos custos com gasolina, táxi ou mesmo passagens de avião com os funcionários que se deslocam para participar de uma reunião. Nem sempre é possível, mas se puder evitar esses encontros, o dinheiro economizado fará uma grande diferença no orçamento da empresa; e
 
• Tempo é dinheiro – Muitos empresários acreditam na máxima de que tempo é dinheiro e de que qualquer minuto desperdiçado pode acarretar em perda de lucros. O tempo desperdiçado com longos encontros pode atrasar a equipe na busca por resultados. Além disso, o desperdício de tempo útil pode atrasar a execução das tarefas e fazer com que as urgências apareçam, situação que gera stress e, conseqüentemente, menor qualidade de vida. Por isso, mais que dinheiro, tempo é vida! Aproveite bem o seu e otimize o da sua equipe!

Fonte: Boletim HSM Online – Christian Barbosa é especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial

A programação técnica de um evento deve seguir alguns critérios de inovação e criatividade. Considerando que o evento seja de atualização científica, o programa básico de um evento desta natureza é composto pela apresentação de temas livres normalmente inscritos por estudantes da área de mestrado e doutorado, dentro do tema geral especificado pela comissão organizadora. Os acadêmicos submetem seus artigos e uma comissão cientifica os avalia e no caso de aprovação, cada um normalmente tem de 10 a 15 minutos para apresentação que pode ser em forma de palestra  ou em forma de poster (que são afixados em um local específico na área do evento).

Para complementar essa programação que atrai muitos participantes, costuma-se preencher as lacunas com grandes personalidades internacionais ou nacionais, autores de livros de destaque na área ou profissionais renomados. Identificar como se chega nessas pessoas é a chave do sucesso do programa técnico. Inicialmente deve-se fazer um grande levantamento, em forma de brainstorm, que nomes se deseja ter no evento. Sem censuras, sem limitação, sem restrições. Depois que se defina os nomes, é a hora de voltar para a realidade e seguir os seguintes passos:

•  definir qual o orçamento que o evento dispõe para esse rubrica.
• identificar quem na comissão organizadora conhece os nomes selecionados e que possa ajudar nos convites.
• fazer contato com as editoras dos autores em questão para pedir ajuda na emissão dos convites.
• pedir auxilio para órgãos de pesquisa e fomento para ver se os nomes constam do banco de dados e se eles podem efetivar o contato inicial em nome da comissão organizadora.
• escrever para as universidades das quais os palestrantes fazem parte e enviar um convite.
• fazer contato com Bureaus de palestrantes, via internet, e contratar os nomes selecionados. Essa opção deve ser a última a ser atendida tendo em vista que essas empresas cobram valores significativos por este trabalho, mas resolvem.

Uma vez identificada a forma de fazer os contatos com os nomes selecionados, a comissão organizadora deve assumir os contatos com a pessoa que aceitar o convite para definir detalhes da palestra, forma de apresentação, modo de efetivar o pagamento, emissão de passagens aéreas e reservas de hotel, receptivo em aeroportos etc.

Tenho recebido alguns emails e scraps via orkut solicitando itens inerentes ao planejamento e organização de um dado tipo de evento. Questões como plano de negócio x projeto comercial; ampliação do descritivo de tipos de eventos; eventos familiares; check lists; encontros sociais; como estruturar uma secretaria executiva; como elaborar relatórios de prestação de contas e assim por diante.

Quero me colocar à disposição de todos meus leitores e informar que atenderei a todos os pedidos. Para tal, peço que me enviem um email ou coloquem um comentário no post específico que na medida do possível, escreverei em detalhes. Caso seja algo muito amplo, farei em porções menores para não cansar a leitura. O importante é que a cada dia teremos novidades apresentadas neste ambiente. Outra opção é assinar a newsletter que diariamente as novidades serão enviadas para o email especificado.

Fiquem a vontade e participem comigo. É uma grande alegria repassar as informações que adquiri ao longo de 30 anos organizando os mais diferentes tipos de eventos e que podem ser conferidos neste blog no portfólio da Prospect, empresa que gerencio desde 1992.

Uma vez que se saiba que tipo de eventos pretendemos realizar, e que a data e o local estejam devidamente confirmados. Um passo seguinte deve ser a constituição da comissão organizadora.

Já apresentamos neste blog  as diversas funções que compõe a estrutura organizacional de um evento, de uma forma bem generalista. Considerando que o evento que pretendemos realizar seja um trabalho que será remunerado, a comissão deve ter alguns aspectos bem profissionais. Vejamos alguns quesitos para os possíveis integrantes:

1. Os integrantes devem agregar valor ao evento – suas experiências pessoais devem ter relevância na composição do perfil do evento;
2. Devem compor um time, onde não existe [a priori] possibilidade para brilhos isolados. O todo deverá ser orquestrado visando o bem maior que é o sucesso do evento.
3. Ter disponibilidade de tempo para reunirem-se em espaços reais ou virtuais.
4. Saber trabalhar em equipe e apresentar diversidade de perfis profissionais, tendo em vista as diferentes atribuições que comporão as funções dentro da citada comissão.
5. Possuir experiência em atuar em ambientes complexos e imprevisíveis, mas que possuam senso de oportunidade e organização.
6. Gostar de novidades, ter espírito empreendedor e colaborativo.
7. Por fim, mas não menos importante, têm que gostar do ambiente de eventos e suas atividades consequentes, serem profissionais correlacionados ao tema do evento, ao assunto ou à localidade.

Um regimento interno é apenas um roteiro de distribuição de tarefas entre os diversos integrantes de uma comissão organizadora. É muito útil para que cada pessoa saiba com determinação as suas atribuições e auxilia também a montagem do cronograma do evento. Seguem os itens que devem compor um regimento interno.

Capítulo I – Das Finalidades – Citar o nome do evento, finalidade, local e data de realização

Capítulo II – Dos Objetivos – Citar os objetivos principal e secundário

Capítulo III – Do Programa – Citar a programação do evento com a temática que será abordada

Capítulo IV – Das Competências
Listar as competências de cada comissão que integra o evento. Abaixo coloco apenas alguma delas como sugestão. Isso deve ser ajustado conforme cada evento e de acordo com a equipe organizadora

Art. 5º – À Comissão Executiva, como órgão deliberativo, consultivo e normativo, responsável pelo planejamento, coordenação, execução e direção geral dos trabalhos compete:
1. Aprovar as propostas de organização, o projeto, o plano orçamentário, o temário, o regimento interno e o programa;
2. Promover a viabilização técnico-científica e financeira do Congresso;
3. Promover a execução do programa, assegurando o cumprimento dos trabalhos;
4. Decidir o destino do saldo material e financeiro;
5. Definir e aprovar o plano orçamentário, a alocação dos recursos e o balanço do Congresso;
6. Realizar a prestação de contas junto aos órgãos de fomento;
7. Publicar os anais;
8. Cumprir e fazer cumprir este regimento;

Art. 6º – Compete ao presidente do Congresso:
1. Convocar e presidir as reuniões da Comissão Executiva;
2. Elaborar juntamente com a secretária e a empresa organizadora a pauta das reuniões;
3. Assinar juntamente com o tesoureiro os cheques e aprovações financeiras do Congresso;
4. Assinar toda a documentação e os certificados do Congresso.

Art. 7º – Compete ao secretário:
1. Agendar e secretariar as reuniões redigindo atas;
2. Coordenar juntamente com a empresa organizadora a organização da secretaria do evento;

Art. 8º – Da Comissão Financeira:
Compete à Comissão:
1. Abrir e movimentar a conta bancária juntamente com o presidente;
2. Efetuar os pagamentos;
3. Aprovar os relatórios financeiros e a planilha orçamentária;
4. Buscar a viabilização financeira do evento.
5. Encaminhar uma semana antes a relação de pagamentos que deverão ser providenciados e controlar o recebimento das notas para enviar à comissão.

Art. 9º – Da comissão de captação de patrocínios e apoios:
a) Compete à Comissão
1. Indicar potenciais patrocinadores e expositores;
2. Indicar potenciais veículos de divulgação;
3. Usar tráfego de influência junto a potenciais patrocinadores e expositores quando necessário;
4. Buscar a viabilização financeira do evento;
5. Elaborar projetos para obtenção de patrocínio, após a aprovação da comissão executiva e da comissão de patrocínios e apoios;

Art. 10 – Da comissão cultural e social:
a) Compete à Comissão:
1. Sugerir e buscar a viabilização de atividades sociais durante o evento;
2. Trabalhar em conjunto com a empresa organizadora na definição dos locais e providências que deverão ser tomadas para o perfeito funcionamento da atividade;
3. Levar às reuniões da comissão executiva as sugestões para aprovação.

Art. 11 – Da comissão de infra-estrutura:
11.1 Recepção, hospedagem e transporte:
a) Compete à Comissão:
1. Acompanhar os trabalhos da agência de viagem contratada;
2. Supervisionar o desenvolvimento do trabalho durante o evento;
3. Sugerir locais e meios de transporte econômicos;
4. Apanhar os palestrantes no hotel e levá-los ao local do evento e vice-versa;
5. Passar à agência de viagem a relação dos locais conseguidos pela comissão;
6. Passar à Comissão a planilha de chegada dos palestrantes para recebê-los no aeroporto;
7. Confeccionar os cartazes de receptivo
8. Confeccionar os tickets de refeição, se for o caso, dos palestrantes;
9. Contratar os carros necessários para o traslado.
11.2. Materiais -  Compete á Comissão
1. Providenciar os equipamentos solicitados pelos palestrantes;
2. Identificar os equipamentos
3. Entregar os equipamentos nos locais devidos;
4. Devolver os equipamentos;.
5. Entregar a lista à Comissão dos materiais solicitados;
6. Alugar os equipamentos que não foram conseguidos pela Comissão;
7. Devolver os equipamentos alugados;
8. Coordenar o pagamento dos fornecedores;
9. Fazer reunião com a equipe de trabalho e treiná-los;
10. Contratar as recepcionistas necessárias para a secretaria e auditório principal

Art. 12 – Da Comissão Científica:
a) Compete à Comissão:
1. Convidar os palestrantes das mesas redondas, seminários introdutórios, GTT e pôsteres;
2. Auxiliar na fixação dos pôsteres;
3. Organizar os anais;
4. Avaliar os trabalhos apresentados;
5. Elaborar a diagramação dos anais;
6. Passar a arte final dos anais para a gráfica;
7. Controlar na gráfica a confecção dos anais:
8. Encaminhar à empresa organizadora as informações para envio de correspondência, quando for o caso;
9. Suprir a empresa organizadora de dados referentes aos palestrantes e coordenadores de mesa.
10. Enviar correspondência aos palestrantes acertando detalhes da passagem, hospedagem e material que irão utilizar.

Art. 13 – Da Comissão de Divulgação
a) Compete à Comissão
1. Relacionar todos os setores e pessoas que devam tomar conhecimento do evento;
2. Manter atualizada a home page;
3. Enviar correspondência ou outro meio de comunicação aos interessados;
4. Fazer as correspondências solicitadas pela comissão;
5. Contratar a assessoria de imprensa um mês antes do evento;
6. Suprir a Comissão de informações para atualização da home page.

Art. 14 – Da Comissão de Avaliação:
Compete à Comissão:
1. Elaborar as fichas de avaliação;
2. Emitir os relatórios necessários;
3. Passar à Comissão de infra-estrutura a necessidade de materiais e equipamentos;
4. Emitir o relatório final do congresso.

Art. 15 – Da Comissão de Secretaria Executiva:
Compete à Comissão:
1. Levantar os custos do evento e apresentar à comissão executiva;
2. Comparecer às reuniões da comissão executiva;
3. Assessorar na contratação de todo serviço necessário para o perfeito funcionamento do congresso, tais como (designer para a folheteria, gráfica, equipamentos audio visuais, mestre de cerimônia, computadores, impressoras, sonorização, limpeza, etc);
4. Controlar o recebimento das inscrições pré e durante o evento;
5. Emitir relatórios para apreciação do tesoureiro e comissão executiva;
6. Fornecer orçamentos dos serviços contratados para aprovação da comissão executiva;
7. Instalar a secretaria do Congresso;
8. Verificar o funcionamento de todas as instalações que serão utilizadas pelo Congresso;
9. Emitir relatório final com os gráficos demonstrativos da avaliação e relação dos participantes do evento.