Definir um nome para um evento é algo semelhante a escolher uma roupa para um encontro muito importante. Sempre teremos dúvidas, incertezas e não sabemos se iremos agradar a outra parte, diga-se, nosso público alvo.

A definição de um nome para um novo evento envolve as as seguintes etapas:

1. Buscar na internet (Google) eventos correlacionados com o nome para ver o que já existe;
2. Para os nomes que estão livres, fazer uma busca junto ao INPI para ver se o registro do nome escolhido está disponível;
3. Pesquisar em entidades que registram dominios com “Fapesp“, por exemplo, e verificar se o domínio está livre. Caso seja tenha sido usado, ou buscar algo semelhante ou definir outro nome e imediatamente pedir o registro de pelo menos 5 opções.
4. De posse dessas informações, agendar uma reunião com as pessoas envolvidas no processo, e dentro da técnica de ”brainstorming”, definir o nome que o evento deve ter.
5. A etapa seguinte consiste em criar uma logomarca para o evento e aprovar junto à comissão organizadora;
6. Com a marca aprovada, pagar pelo registro junto ao INPI e à Fapesp.
7. Definir em contrato quem é o proprietário legal da marca ora criada e registrá-lo em um cartório de títulos e documentos.
8. Caso não se tenha recursos financeiros para adotar essa providência descrita no item 7, coloque este material em um envelope lacrado com um descritivo de todo o processo, a marca com os registros efetivados, os acordos verbais estabelecidos  e envie pelo correio, devidamente postado para o seu endereço . Isso garantirá em parte o processo de autoria da marca e nome do evento. Mas atenção, não assegurará o registro na Fapesp e INPI. Nesses orgãos vale unicamente a ordem de entrada do processo, obedecendo inclusive os segundos de hora.
9. O envelope recebido em seu endereço deverá ser guardado de forma inviolável e nunca, jamais ser aberto. Somente quando em algum momento a autoria do processo for afetada e em juizo, o autor precisar provar que ele é o verdadeiro proprietário da marca.

Como organizar um encontro de familia? Mesmo um encontro de familia requer planejamento. Para simplificar o trabalho, farei este post em forma de check list.

• qual o tipo de evento
• é um evento que se repete todos os anos ou um encontro especial onde as pessoas não se conheçam.
• requer uma identidade visual para produção de camisetas e banners?
• lista de nomes com telefones e emails de contato - já existe ou será necessário compor?
• definição do local de realização
• Quem fará os convites e as confirmações? Hoje com a internet, pode-se criar grupos de emails e enviar os comunicados semanalmente como forma de divulgação, inclusive manter o grupo pós-evento para permitir as trocas de notícias e reavivar os laços familiares.
• definição da forma de participação – cada um contribui com alguma cota em dinheiro e com algo material?
• cardápio – que tipo de alimentação será servida?
• o cardápio será para almoço ou jantar ?
• observar quantidades por pessoa e variedade de pratos

1. 300 g de carne por pessoa adulta
2. 1 xícara de arroz atende 3 pessoas
3. considerar diversos tipos de proteínas – terra (carne vermelha); ar (aves); mar (peixes, moluscos etc) – Minha mãe sempre diz – um que anda, um que voa e um que nada.
4. legumes e verduras – saladas, legumes gratinados; quiches; saladas verdes
5. massa ou pasta – macarrão com diferentes molhos; lazanha; etc
6. outros tipos de acompanhamento como molhos, farofa, etc
7. sobremesas – diferentes tipos
8. tipos de bebidas inclusive café e chá.

• definir as atribuições e o tipo de comida e bebida que cada um será responsável
• definir atrações e entretenimentos – faixa de idade dos participantes [projeção de filmes, TV, som, acesso à internet]. Criar brincadeiras e atrações para integrar os participantes.
• decoração do local
• segurança
• caso o grupo não se conheça – providenciar etiquetas de identificação [crachá] por pessoa e familia. Eu já participei de alguns encontros onde cada família tinha um código, símbolo ou cor. Assim é possivel identificar quem é o pai, o filho ou o neto – dentro do sentido de linha de sucessão. Fica bem interessante.
• quem será o fotógrafo? mesmo com tantas opções de celulares e máquinas digitais, é importante ter uma pessoa responsável em captar a essência do evento e providenciar o registro oficial.
• se for um encontro onde há muito tempo os familiares não se reunem, cabe um espaço para memórias em forma de exposição onde cada um poderá trazer fotos e albuns e disponibilizar para consultas.
• e por fim, mas não menos importante – quem fará a limpeza e a lavação da louça? Depois de tanta alegria, esse quesito pode ter um triste final. Na minha familia, sempre começamos por esse item – quem nos ajudará nesta etapa? A limpeza do local é o fechamento do processo.

Bom divertimento! Esses momentos são inesquecíveis.

A palavra procrastinação parece até “nome feio” ou um palavrão, mas no meu ponto de vista é o que melhor identifica nossas atitudes quando adiamos e adiamos tarefas e atividades que devemos executar no nosso dia a dia. Diversas razões determinam a falta de motivação e a determinação para executar o que deve ser feito e eliminado das infindáveis listas de pendências.

Procrastinar tem origem no latim procrastinatus: pro- (à frente) e crastinus (de amanhã). Resume em si o real significado, mas porque deixamos para amanhã o que deve ser feito hoje? Algumas pessoas trabalham somente no stress e tensão. Isso significa que se o que tem prá fazer de imediato não é desafiante e não tiver alguma pressão, ela naturalmente deixa para depois, esperando que no próximo dia ou momento, outras atividades aparentemente sem importância aparecem e no conjunto, surja a tensão esperada. Diante da pressão e sem saída, a pessoa envolvida não tem outro jeito, a não ser fazer o trabalho ou atividade.

Outros causas da procrastinação apontada por especialistas podem ser: a falta de interesse pelo tema ou assunto; cansaço físico, doença ou fadiga; falta de competência técnica para resolver o problema; falta de informação necessária, entre outros pontos.

Para quem deseja trabalhar na organização de eventos, a atitude de procrastinar qualquer atividade pode ser fatal para o fracasso do evento. Um organizador de eventos deve ter a postura de controlar com afinco um cronograma e seguir a risca todas as datas e prazos planejados, com pequenos ajustes eventuais, mas jamais deixar para o dia seguinte o que deve ser feito naquele momento.

Para auxiliar quem sofre desse mal e ajudar a sair de dentro deste problema, eu sugiro que a pessoa elabore um pequeno check list, ou uma lista, ou um rol, como queira chamar, e registre apenas três itens, em forma de tabela (que pode ser num editor de texto qualquer): o que deve ser feito, quando, e a prioridade. Essa lista deve ser atualizada diariamente conforme o volume de atividades que serão realizadas.

Em eventos muito complexos e que envolva diversos fornecedores, eu disponho de um software que me dá suporte, interligado em rede com todos os parceiros envolvidos. Mas para o meu dia a dia, eu tenho essa lista no meu computador. Ali anoto tudo. É o meu cronograma pessoal, extraido de reuniões de participo, das aulas do mestrado, dos aniversários e casamentos que deverei lembrar e comparecer, dos livros que pretendo ler. Absolutamente tudo. Em épocas de muitas atividades, chego a colocar que devo ir ao supermercado ou levar uma roupa na lavanderia. Ou ainda quando devo pegar a tal roupa na lavanderia. Sim, porque já me esqueci disso ou não fiz quando deveria ter sido feito. Um lista sempre ajuda a manter a motivação principalmente quando riscamos um item complicado e eliminamos por ter sido executado.

Mas a melhor atitude ainda para acabar com a procrastinação é simplesmente seguir o exemplo de “Alice no País das Maravavilhas” – é começar pelo começo e ir até o fim.

Se o seu evento for apenas uma palestra ou conter na sua programação, palestrantes, sugiro ler o post publicado no blog de Mário Persona sobre todos os itens que devem ser observados para o sucesso de uma palestra. Confira.