Muitas vezes ocorre uma confusão e falta de entendimento sobre o que é o planejamento de um evento e no que consiste a sua produção. Onde que inicia e termina cada uma dessas atividades? Já participei de comissões organizadoras onde estes limites são respeitados e não existe atrito. Mas, via de regra, quando a comissão organizadora tem muitos “lideres” essas diferenças podem não são respeitadas e normalmente o desentendimento e a briga por espaços acontencem.
Segundo Hélio A. Braga de Paiva e Marcos F. Neves em seu livro Planejamento Estratégico de Eventos, editado pela Atlas, o planejamento de um evento consiste em pensar o evento como um todo. Nesta fase, cabe ao profissional ou equipe que realiza este trabalho: escolher o local, definir o perfil dos palestrantes, estabelecer o público alvo, definir o tipo de serviços que serão oferecidos aos participantes, tais como: alimentação, transporte, pastas, blocos, brindes, etc. Selecionar e precificar todos os serviços e produtos que serão disponibilizados durante o pré evento e realização do evento; elaborar o plano de comercialização com as estratégias e retornos de patrocínios, selecionar as empresas que serão convidadas a patrocinar ou apoiar o evento, implantar e manter o site e redes socias para divulgação do evento, elaborar e negociar plano de midia com veículos de comunicação, estabelecer parcerias com agências de viagens e empresas de aviação para obter vantagens para os participantes; criar e implantar a identidade visual do evento, dimensionar a quantidade e perfil dos profissionais que deverão trabalhar durante o evento; identificar e selecionar serviços de apoio como tradutores, equipamentos, sonorização, decoração etc.
Ainda dentro do planejamento do evento, compete ao profissional que executa esta atividade elaborar e manter controles como check-list, cronogramas e planilhas de acompanhamento físico-financeiro. Estas planilhas deverão contemplar todos (absolutamente todos) os serviços e produtos que estão envolvidos para a perfeita realização do evento e traçar três cenários para aprovação da comissão organizadora, sendo um cenário otimista, um cenário pessimista e um cenário moderado. Desta forma, ainda o planejamento irá definir as estratégias comerciais baseadas no cenário otimista mas terá o foco no cenário pessimista. Isto é, irá em busca do ideal mas terá em mente o que necessita no mínimo para que o evento ocorra.
Quando esta etapa estiver definida e consensada com a comissão organizadora é que se terá o inicio da produção do evento, que consiste em orçar para balizar e ter parâmetros comparativos ao que foi planejado, contratar os serviços previstos no planejamento, prever e alocar pessoal necessário para a execução dos trabalhos, monitorar a emissão de passagens e reservas de hotel por parte dos participantes e convidados, emitir as ordens de serviços e controlar o recebimentos do que foi contratado e respectivas notas fiscais; e montar o evento para a efetiva realização.
Em resumo e ainda citando os autores referenciados neste post:
- Planejamento = preparação do evento [idéia inicial + definição do produto + definição de atividades, prazos e custos + elaboração da proposta básica + aprovação] e estruturação do projeto do evento [montagem da equipe + detalhamento dos planos aprovação + mobilização dos recursos aprovados]
- Produção = execução do evento [realização das tarefas planejadas + controle do processo + gerenciamento das mudanças em prazo e custos] e conclusão do evento [avaliação + fechamentos administrativos + elaboração dos relatórios e registros decorrentes].
Na medida em que isso tornar-se claro e transparente para todos os envolvidos no processo, menor serão os atritos e conflitos. Harmonia e paz sempre são bem vindos no ambiente complexo da organização de um evento.

