Segue o roteiro básico. Complemente conforme as suas necessidades. Itens que não tenham relevância para o evento em questão devem ser excluídas.

PROJETO COMERCIAL (ROTEIRO)

Parte 1
1. Apresentação
2. Quem esta promovendo o evento
3. Porque está promovendo o evento
4. O que é o evento. Quantas edições já aconteceram
5. Objetivos do evento
6. Público Alvo [quem irá participar do evento. Público esperado]
7. Tema Central e eventos paralelos

Parte 2
1. Como está o mercado (setor) brasileiro /mundial em relação ao evento
2. O que está sendo apresentado.
3. Importância do setor na economia nacional

Parte 3
1. Promoção e realização (Parceiros /apoiadores)
2. Quem está promovendo
3. Quais as entidades/ Quem são
4. O que fazem (missão, objetivo, fundação)

Parte 4
1. Local
2. Cidade do evento
3. O que ela oferece (pólo turístico)
4. Quais os seus atrativos | Estilo da cidade (ambiente) | Quantos habitantes
5. Período de realização do evento
6. Datas e horários | Cronograma

Parte 5
1. Por que investir
• Investimento em promoções de eventos associa marcas a hábitos e segmentos.
• Incrementa marcas e aumenta os índices de lembrança.
• Aumenta a rentabilidade do dinheiro investido.
• Empresa investidora contato direto com o público alvo

Parte 6
1. Estratégias de divulgação
2. Divulgação dirigida – Folheteria
3. Publicação de anúncios: revistas, informativos, jornais especializados.
4. Divulgação em massa – Mídia impressa, falada, televisionada.
5. Anúncios periódicos com circulação: regional, nacional, internacional; dirigido para o segmento ou não.
6. Mailing list
7. Plano de mídia
• Veículo anúncios tamanho
• Revistas (nacionais, regionais, internacionais/dirigido ou não).
• Televisão (nacional, regional).
• Rádios AM/FM (regional, nacional) dirigido ou não.
• Periódico (nacional, regional) dirigido ou não.

Parte 7
Programação Detalhada
• [ Data/ Hora/ Local]
• [Título / assunto/ Professor/ onde se formou.
• Apresentação trabalho científico - Qual o formato

Parte 8
Realização de feira de produtos e serviços [paralelo ao evento]
Metragem da área da feira
Metragem de variação estandes
Preços: montagem básica m2, área livre m2.

Parte 9
Retorno do investimento
Opções: cota máster, co-patrocínio, patrocínio workshop, estande (podem ser divididos por setores, valor estandes por m2, área livre por m2), apóio de mídia (citação na mídia como patrocinador).
Nº de cotas disponíveis e seus valores
Especificação das opções

Parte 10
Contatos
Telefone
Nome do responsável com email e celular
Site do evento

Informações sobre o Curso de Pós-Graduação em Planejamento e Gestão de Eventos – Estácio SC podem ser obtidas no link www.sc.estacio.br/portal e clic no ícone [Pós Presencial] ou pelo telefone 48 3381-8039.

Abaixo, segue um link para o arquivo com uma tabela com o nome das disciplinas que serão ministradas bem como dos profesores convidados e respectivas titulações.

grade curricular x professores

Durante o processo que ocorre a mudança, a flexibilidade é fundamental. É como estar em um mar revolto. Quando estamos no mar e entramos em uma área de “repuxo’, a ordem é ficar solta, deixar o mar levar o corpo e esperar a primeira onda para voltar para a praia. Eu que moro em uma cidade litorânea, já vivi diversas vezes essa experiência. Soltamos o corpo, boiamos quando for possível, outras vezes mergulhamos, deixamos o mar nos levar e com calma esperamos a onda nos devolver. Muitas vezes paramos em local diferente do que saimos, mas se tivermos calma, retornamos.

Uma mudança de endereço é a mesma coisa. Por ser uma situação complexa, não temos como prever tudo, necessitamos improvisar e principalmente exercitar o desapego. Durante o processo de empacotamento, quando temos tempo, tudo é mais tranquilo, vamos encaixotando, organizando, ajustando o que for possivel. Mas os “finalmentes”, é o momento do desapego mesmo. Ficam coisas prá trás, itens que não se consegue levar e amores que deixam de ser nossos.

A chegada ao novo endereço é um novo processo de ajustes e flexibilização. Os armários nunca são os mesmos, os espaços são diferentes, o sol bate em outra posição, temos espaço demais ou espaço a menos. O modo como ficavam os copos, os pratos e os talheres são alterados. A rota para chegar ou sair da garagem, o controle remoto, o sorriso dos vizinhos ou a cara feia e mau humor altera a nossa visão e forma um outro quadro que nos impõe leveza e adaptação.

É uma interessante experiência se for feito de forma consciente. Ficar atento e observar o movimento pode ser uma singela forma de oração e agradecimento. Observar o que mudou e atentar para as novidades fará nos perceber que a vida é mudança, que a roda gira e que somos feitos de alterações diárias inclusive em nosso corpo. Pontos que a “normalidade” muitas vezes nos impede de ver.

Augusta, Ameiii  !!! Você soube escolher muitooo bem!!!  Fiquei Muito muito FELIZ!! Ahh não podendo esquecer de dar os parabéns pelo  Curso, agora você estará contribuindo ainda mais para a CULTURA do amanhã. Muitoo Sucesso. Bjosss  Lucianatudobem

Maria Augusta, Que boa iniciativa.  Parabéns. Sim, estamos à disposição se precisar de um professor/palestrante quando o tema envolver como organizar um evento sustentável/consciente. Abraços, Davis de Luna Tenório [Diretor-Presidente - www.grupoeco.com.br]

Querida Guta | Parabéns! pela idéia, persistência e, principalmente, coragem ! Lembrei-me daquela música …” se todos fossem iguais a você… que maravilha viver”….  A iniciativa de compartilhar sua experiência também combina com o slogan atual da UFSC “conhecimento para um mundo melhor”. Então, de coração, te desejo sucessssssssso neste desafio.    tin tin | Abraços, Isamir Carvalho (UFSC/EGC)

Parabéns Guta! Realmente voce merece. É fruto do seu esforço.Este resultado positivo é bastante gratificante. Te desejo muito sucesso/ Bjs Ana

Minha querida, Tenho a mais absoluta certeza que será um sucesso e farei o possível para divulgar o curso. Mais uma vez parabéns pela iniciativa. Um carinhoso abraço, Lenita Cauduro [Rádio Mulher]

Parabéns Guta, vc bem que merece todo o sucesso. Tenho certeza que seus alunos serão beneficiados em tê-la como professora [Patricia de Sá Freire – UFSC]

Oi Maria Augusta, | Parabéns pela iniciativa. Boa sorte! Abraços, Jamile Sabatini Marques – Diretora Executiva – ACATE – Associação Catarinense de Empresas de Tecnologia

Uhúúúúúú!!! Parabéns, Guta !!! vou divulgar para os meus contatos… Abs, Marthin [Leo Mallmann - UFSC]

Oi Guta, Parabéns e boa sorte neste novo desafio. Abs, Marcus Vinicius [Marcus Vinicius Anatocles Da S Ferreira- UNISUL]

Oi Guta, Parabéns e sucesso nesta nova jornada!!! Vou repassar seu convite a meus amigos. Beijos, Mirian Torquato Silva [UFSC/EGC]

Guta, Que legal!  Parabéns pela conquista da pós! A realização de um sonho é muito mais do que imaginá-lo. Faltam palavras para descrevê-la. Denise L C Muñoz

Olá, Maria Augusta, Fiquei sabendo do curso de especialização em gestão de eventos promovido pela Estácio. Parabéns pela iniciativa! O setor precisa, cada vez mais, de qualificação. [...] parabenizo pela ação promotora de qualificação no setor. Prof. Vinicius De Lucca Filho | Coordenador de Eventos – Instituto Federal de Santa Catarina – IF-SC

Parabéns Guta pela iniciativa!!!  Sei que será um sucesso com vc e os colegas a frente desse empreendimento! Desejo turmas lotadas, muito conhecimento compartilhado, crescimento, e sucesso sempre! Abração!!! Dani [Danielle Becker - UFSC]

Maria Augusta, Parabéns pela iniciativa e desenvolvimento deste sonho antigo. É bem próprio da Maria Augusta, determinada em alcançar suas aspirações. Um grande abraço. Cândido José Almeida d’ Avila

Seguem os comentários:

Olá, minha querida amiga! /Fico feliz que você tenha mais um sonho realizado na vida!/ É muito bom ouvir isso, você merece DEMAIS!/ [Fernanda Bogoni - Curitiba]

Augusta, parabéns pela iniciativa./ Sucesso! Um grande abraço,/ Marcia [Márcia Patrícia Hoeltgebaum]

Guta, temos um curso de Pós-Graduação (lato sensu) nessa área aqui em Maringá Se quiser, posso verificar a grade e enviá-la. Inclusive já dei aula nesse curso./ Bjs/ Re [Rejane Sartori]

Te desejo muito sucesso./Bjs,/ Sabrina Rodrigues Alves [Projecta]

Olá Guta, parabéns pela iniciativa. Alexandre Cerri | MarketAll

Que maravilha!!!/ Parabéns e muito sucesso./ Marcondes da Silva Cândido [Sebrae SC]

Parabéns Guta!/ Sempre empreendedora… viva!/ Grande Abraço!/Giovana/ Giovana Zimermann  [Artista Plástica]

Bom dia Augusta, Fico muito contente em ver uma iniciativa destas, acredito no teu potencial e na tua capacidade, tendo você como mentora já é um crédito enorme, já repassei para minha filha, e já fiz propaganda sua. Parabéns, amiga. Beijo e boa sorte no novo Projeto. Branca [Rosangela E Freitas]

Oi Guta, divulgarei entre minha rede de contatos./Se precisarem de professor para Gestão de Projetos estou a disposição, já ministro esta disciplina na Graduação e na pós do SENAC./ Abraço,/ Mariana Grapeggia [Sebrae SC]

Boa Sorte, querida![...] Alessandra Mathyas/ Assessoria de Comunicação e Imprensa/ Instituto para o Desenvolvimento de Energias Alternativas na América Latina

Parabéns Guta!/ Muito sucesso nessa bela iniciativa. Podes contar comigo para a sua divulgação. Se, mais para a frente, precisas que alguém dê seu depoimento para os “alunos” sobre os serviços de interpretação simultânea, podes contar comigo. Sempre./Beijão,/ Amílcar DÁvila de Melo [Vice Versa]

Grande Guta,/ Muito suce$$$o nesta nova etapa, que este antigo sonho traga muito trabalho./Beijos no coração,/ Com carinho,/Ademir Gondran

Guta meus parabéns por mais esta vitória/Paulo Selig [UFSC]

Oi Guta/ Que coisa bem boa!!!/ Vou passar para a minha lista. No futuro podes pensar e oferecer este curso a distância para o Brasil inteiro./ Beijos e boa sorte!/ Rita Guarezi [IEA]

Querida Amiga,/Meus votos para que você realize plenamente o seu sonho./Parabéns e SUCESSO./Luna [Edvaldo Luna – Recife]

Dá-lhe, Guta. Vou distribuir – Carlos Ribeiro [PrimeEditions]

Boa sorte, querida! Vou repassar para meus amigos de Floripa e entorno./Beijos Ana  [Ana Maria Teles – Brasilia]

Parabéns/ Muito bom,/bjo,/Beth [Elisabeth Mesquita - Executiva de Contas - RBS Unidade Jornais SC]

Parabens Guta/Pode contar comigo e com minha empresa!/um abraço/ Paula Borges [Produtora Cultural - Harmônica Arte e Entretenimento]

Parabéns Guta, desejo sucesso absoluto! / Abraço,/ Fernando [KEKA Couros e Pastas]

Parabéns pela iniciativa./ Vou recomendar para algumas pessoas que julgo ter interesse./ Sucesso!!!/ Valério Turnes

Menina, vc é um ARRASO!!/ Já estou fazendo alguns encaminhamentos/ bjo no coração/ Adri [Adriana Cláudia Turmina]

Oi Guta./ Parabéns. Vou passar para alguns./ Se quiseres posso publicar no site da ACP (www.acponline.com.br), afinal temos convênio com a Estácio./ Mande um bj para a Nídia, dei aula com ela em 2004 e nos cruzamos algumas vezes./ Sucesso./ Henrique Berg

Bom dia Guta. Gostaria de parabenizá-la pela conquista. O setor de eventos, que cresce a cada dia em nosso Estado, realmente necessita de capacitação à altura e tenho certeza que és a pessoa indicada para coordenar este trabalho. Me coloco a disposição [...] Um grande abraço. Tiago Savi Mondo

Parabéns Maria Augusta e sucesso. Abraços. Jô [Açoriana Turismo]

Oi Guta! Coisa mais linda amiga! Tenho certeza: já é sucesso. Pode deixar que ajudo a divulgar.Bjs no coração. Rosilene [preta] Fraga

Minha querida! Que maravilha teres conseguido acertar o curso de pós graduação com a Estácio de Sá. Realmente era o que estava faltando no mercado, pois além de teres um conhecimento teórico tens a prática que é  a meu ver o mais importante para preparar os formando para o mercado de trabalho. Desejo sucesso e se precisares alguma coisa que eu possa ajudar, conte comigo.Beijos. Ilse Mary Kumm  [Açoriana Congressos & Eventos Ltda]

Guta,/ Parabéns pela iniciativa e sucesso na empreitada. Tenho certeza que vai dar muito, mas muito mesmo, certo./ Abs. /Giancarlo Proença  [Knowtec]

Interessante, Guta, muito interessante! Se você achar conveniente, posso divulgar no blog. Por favor, se possível envie mais dados. Beijo. Edson Cebola

Oi Guta. Fico feliz por teres concretizado um sonho. Desejo sucesso!!1 (muitos inscritos, quiça 2 turmas…) Bjs Elaine Ferreira

Parabéns Guta!! A Pós de Planejamento e Gestão de Eventos já é sucesso!!! Com certeza essa será a 1a. turma de muitas!  Temos mais é que divulgar a todos…  Beijão Alexandre Maia [ONG Roda da Cura]

Parabéns Guta! Conteúdo interessantíssimo, coordenado por profissíonais de reconhecida competência. Já estou indicando!! Abraços, Thiago [Cardápio Cartoon]

Querida Guta, parabéns e sucesso. Vou ficar atenta para indicar participantes. com carinho,lili [Liliani Zunino Duarte]

Esta é a minha amiga Maria Augusta! A mulher é um furacão ou um trator ou as duas coisas juntas. Ou seja, ela faz e acontece. É uma das várias qualidades tuas. Mauricio Manhaes [UFSC] 

Augusta, vou divulgar para meus contatos , tenho certeza que haverão interessados..parabéns pela iniciativa! Abraço/ Agostinho Celso Gisi [Almasty Hotel]

Ok. Com certeza foi dar muito apoio! Abs. Obrigado! Paz, saúde e $uce$$o $empre!
CIPRIANO [Produgraf]

Oi Guta, parabéns !!!!!! Achei muito legal esta parceria tua com a Nídia. Sorte dos teus alunos que poderão aproveitar todo teu conhecimento. bjs,Dê [Denize Mousquer Peixoto]

Legal, Augusta. Sucesso no curso. Vou ajudar a divulgar. Beijo. Marcelo Vieira

Oi Maria Augusta. Parabéns pela iniciativa! Chegou no momento certo. A Nídia é oordenadora do meu curso Naturopatia, ela é muito legal. Já passei o e-mail para pessoas ligadas a eventos. Sucesso ! bjs, Vaine Barbiere

Querida Augusta, Como sempre, vc está inventando moda, e certamente será mais um sucesso! Vou enviar para todos conhecidos interessados. Um grande abraço, Maria Inês Sugai [UFSC]

Guta. Desejo a vc e a Nídia sucesso nessa empreitada. Conte comigo. Sonhos temos que perseguir, persistir, amar e desafiar. Beijo, Heitor [Heitor Blum S.Thiago]

Augusta, e Equipe, parabéns por mais esta etapa vencida. Abraços a todos. Christianne Coelho [UFSC]

Guta, muito sucesso em sua nova empreitada!!! Arq.ª Cristina Maria da Silveira Piazza [CMSP Arquitetura + Design]

Oi Guta. Parabéns pelo curso!Muito oportuno e necessário. Viviane D’ Barsoles Gonçalves Werutsky [Doutoranda do PPGEP/UFSC Área de Concentração Inovação, Empreendedorismo e Redes]

Muito bom Guta !!! Parabéns !! Já enviei pra toda minha lista, querida ! Bjao e boa sorte na nova empreitada ! Mara Sturba [Costão do Santinho Resort & SPA]

Augusta. Estou copiando a Rosalie que atua nesta área ou pode indicar alguém. Sucesso!Abs Henrique Brognoli Consultor [Progetti - Projetos de Pesquisa e Gestão de Tecnologia Ltda]

Augusta, fico feliz por essa empreitada! Tenho certeza de que será um sucesso!  Obrigado e um grande abraço, Gerson Medeiros

• Não deixe para depois.
• Organize-se em metas e prazos e comemore as vitórias obtidas.
• Tire do caminho o que te faz dispersar a atenção.
• Elimine ou monitore seus acessos à internet e redes sociais.
• Faça uma lista diária das atividades que devem ser cumpridas em sequencia por prioridade.
• Esqueça a perfeição e dê preferência para a conclusão
• Organize as atividades por tipos correlatos – ligações e contatos telefônicos, visitas em locais próximos, estudos e pesquisa, atividades em casa ou na rua e assim por diante.
• Aceite o erro e a possibilidade de acerto em outra ocasião.
• Faça, realize, tire do caminho, risque da lista, desove, tire da pauta, encerre o expediente.
• Desfrute da felicidade e alegria em ter algo realizado, concluído, finalizado.

Compartilho o link para uma animação  ou  [http://vimeo.com/9553205] – filme realizada pelo Royal College of Art em 2007, com enredo, animação e direção de Johnny Kelly e Audio/Voz de Bryan Quinn.  Brilhante. Fantástico.

An investigative and exploratory hands-on gloves-off study into the practice of putting things ‘off”. Sometimes the only way to get something done is to do two dozen other things first.

O vice-presidente comercial da Tata Consultancy Services (TCS) no Brasil, Ailtom Nascimento, já perdeu a conta das horas que passou preso no trânsito e em saguões de aeroportos para participar de reuniões que durariam muito menos tempo que o gasto nos trajetos. Só as reuniões internas de diretoria lhe custavam uma viagem semanal entre São Paulo e Brasília e a perda de quase um dia de trabalho. Tudo para uma reunião que não passava de uma hora. “Hoje, praticamente todas as reuniões são feitas por teleconferência. Como não há deslocamento, é muito mais fácil conciliar as agendas. O processo de tomada de decisões ficou mais ágil”, afirma.

Há menos de dois anos, a TCS substituiu 40% das reuniões presenciais por teleconferências. A infraestrutura é comprada da empresa 7X7, que no Brasil representa a marca ClaireConference. Fundada em 1994, a companhia registrou um crescimento de 45% no faturamento em 2009, chegando a R$ 4 milhões, e espera crescer 50% este ano, afirma seu diretor comercial, Mauricio Farias.

Até agora, a 7X7 atuou com serviços por telefone e internet, mas para concorrer mais de perto com a líder de mercado, a Cisco Systems, o plano é lançar um serviço de videoconferência. “As empresas estão mais interessadas em economizar recursos e para aquelas quem têm um gasto alto por executivo, a economia de tempo e de orçamento com o uso da teleconferência compensa”, diz Farias.  O executivo estima que apenas no Brasil a substituição de viagens por conferência à distância gera nas companhias uma economia de R$ 40 milhões por ano.

Com escritórios espalhados por 20 Estados e mais 20 unidades em São Paulo, a operadora de telefonia móvel Vivo queria integrar suas equipes. A solução foi montar salas de videoconferência em cada uma das filiais, para realizar apresentações, treinamento e reuniões semanais das equipes comerciais. “Considerando o gasto com viagem e o tempo que o executivo perde, calculamos uma economia de 40%”, diz Pollymark Aquino, diretor de segurança e administração de serviços da Vivo. A operadora adquiriu equipamentos da Polycom.

A companhia farmacêutica Nycomed Pharma também adotou o serviço no Brasil há 18 meses. De acordo com o supervisor de tecnologia da empresa, Alex Money Soares, o sistema é compartilhado entre 350 funcionários, distribuídos em todos os Estados e até em outros países. “Com preço de ligação local, é possível reunir toda a equipe, apresentar por internet os dados e tomar decisões em um curto espaço de tempo”, afirma Soares.

Além de evitar o deslocamento de funcionários, a videoconferência começa a ganhar novos tipos de uso. O Hospital Edmundo Vasconcelos, de São Paulo, iniciou um projeto de visita virtual, pelo qual o paciente interage, por vídeo, com familiares e amigos. O projeto começou em 20 apartamentos e a meta é chegar a todos os 115 até o fim do mês.

Essa facilidade foi uma evolução natural da implantação de terminais com acesso à internet (thin clients) em todos os quartos e da oferta de rede WiFi para quem tem notebook, conta o gerente-executivo de tecnologia, Osmar Antonio dos Santos. O hospital estuda agora como levar a televisita para salas de UTI, local de acesso difícil aos visitantes. O projeto consumiu R$ 32 mil no desenvolvimento do software e instalação de câmeras web. O servidor de vídeo – um equipamento essencial para o sistema funcionar – fica hospedado em uma empresa de serviços que faz a administração e manutenção do sistema, por uma quantia mensal de R$ 1 mil. A conexão é feita por meio de dois links dedicados de banda larga, um da Embratel e outro da Telefônica, que são redundantes para não haver problema de queda da rede.

Um dos obstáculos para a popularização do sistema no Brasil é o alto custo da banda larga. “A queda de preço dos equipamentos não foi acompanhada pelo barateamento do acesso à internet”, afirma Douglas Miranda, diretor de vendas da integradora de sistemas Seal. Segundo o executivo, um projeto de videoconferência custa em torno de US$ 10 mil. Já a conexão à internet sai por uma média de R$ 500 por mês. “E a velocidade da conexão pode oscilar, o que afeta a qualidade das ligações”, afirma.

O diretor geral para América Latina e América Central da Tandberg, Thomas Valantin, afirma que houve uma mudança no perfil do consumidor brasileiro e prevê um aumento da demanda neste ano entre 20% e 25%. A Tandberg planeja crescer 50% no Brasil, com o lançamento de um sistema de teleconferência no formato de um serviço pago mensalmente, além da venda de salas próprias para reuniões a distancia. Para isso, a companhia fechou parcerias com Telefônica e Oi, que proverão acesso de banda larga.

O diretor de operações da Polycom, Pierre Rodriguez, afirma que houve uma popularização dos sistemas, mas que há demanda para equipamentos de grande porte, que chegam a custar US$ 500 mil. Os principais usuários são bancos e empresas de petróleo. No Brasil, os campeões de vendas são sistemas entre US$ 10 mil e US$ 30 mil. Também há opções de serviços de webcasting, como o oferecido pela Voitel, que custa R$ 4 mil e inclui a montagem de uma sala de videoconferência para um evento específico, sem a necessidade de compra dos equipamentos. A opção de fazer vídeo ponto a ponto nos computadores de mesa esbarra na questões de qualidade e segurança. “Os funcionários não são autorizados a fazer reuniões em redes externas, que fogem ao controle dos servidores das empresas, afetando a confidencialidade e segurança das informações”, diz Rodriguez.

Sugere-se elaborar um guia ou manual que seja entregue para os profissionais pontuais e fornecedores envolvidos dentro de uma reunião especialmente elaborada para este fim.

Apresento um roteiro para auxiliar essa função:

1. Escolher um local apropriado para realizar este encontro. O ideal é que seja feito no mesmo local em que o evento ocorrer.
2. Prepare um roteiro, etiquetas com os nomes das pessoas (crachás). Contrate serviços de café, água, ou um almoço ou mesmo um coquetel de encerramento para permitir a interação entre os profissionais envolvidos. Isso permitirá que as pessoas se conheçam antes de realizar o evento em si.
3. Ao iniciar a reunião, faça um aquecimento e convide as pessoas a se apresentarem, citando uma característica pessoal e a função ou serviço que executará no evento.
4. Apresente as comissões de compõe o evento. O ideal é a presença da  Comissão Organizadora, da Comissão Técnica e equipe gerencial. Se isso não for possível, preparar uma apresentação em “power point” com os nomes, função e foto de cada indivíduo envolvido.
5. Convide todos os coordenadores de área para se apresentarem citando as funções e congregando as equipes subordinadas.
6. Em uma apresentação visual, mostre todas as áreas do local em que o evento ocorrerá. Ilustre com fotos, mapas, guias e roteiro. Apresente as peculiaridades, as posições estratégias e localizações principais e entregue uma cópia para os participantes e fornecedores envolvidos.
7. Evidencie o programa do evento numa apresentação visual (power point). Leia cada item, fale sobre as formas de apresentação, cite os tempos, comente sobre o perfil dos palestrantes e convidados. Peça para que cada um estude o programa e saiba tudo sobre o mesmo, a fim de orientar os participantes do evento.
8. Ressalte e repasse algumas orientações gerais de atendimento, entre elas:

• Primar pela boa apresentação e aparência pessoal, mantendo sempre impecável seu uniforme.
• Ter bom senso no atendimento, cordialidade e solicitude.
• Procurar ao máximo auxiliar o participante em qualquer informação que ele solicitar.
• Evitar a impressão de impaciência, quando estiver à espera de alguma solicitação por parte do participante ou comissão organizadora.
• Atender às reclamações dos participantes com respeito, procurando resolvê-las dentro das possibilidades, ou se necessário reencaminhando à secretaria do evento.
• Comunicar imediatamente à coordenadora ou responsável pelo evento, a presença de pessoas indesejáveis ou de comportamento suspeito, a fim de preservar a boa imagem do evento.
• Procurar prever as necessidades dos participantes e avaliar as circunstâncias do momento; procurar acomodar da melhor maneira possível as mais diversas situações e refletir sempre serenidade, que assegure ao participante o desejo de lhe ser útil.
• Zelar pela conservação dos móveis, máquinas e equipamentos e materiais sob sua responsabilidade.

Ao término da reunião, enfatize os horários de trabalho de cada profissional e entregue uma pasta com cópia da apresentação realizada, com os nomes dos integrantes das comissões e do programa do evento.

Vejamos duas situações reais para exemplificar. A primeira situação ocorre quando um cliente, com muita pressa, entra em um grande supermercado. Procura rapidamente os itens que necessita e se dirige para as inúmeras filas frente ao check out. Este espaço comercial recentemente passou por uma grande reforma, duplicou o espaço de gôndolas, modificou e ampliou o portfólio de produtos e duplicou o número de check outs. Como é possível então ter filas “quilométricas”? Certamente o processo de serviço não está adequado e os atendentes desmotivados, lentos e despreparados para prestar o serviço. O cliente, certamente sai insatisfeito, reclamando e criticando o “desserviço”.

A segunda situação acontece numa sexta feira, véspera de feriado, onde uma cliente consegue, depois de muita insistência, agendar um tratamento em seu cabelo em um pequeno estabelecimento de serviço do gênero. Pode-se afirmar que o local não tem glamour nem apelo visual. É um pequeno “salão de beleza”, e que sempre está com as agendas lotadas. Como a cliente desejava muito obter o serviço, a proprietária lhe diz que não tinha mais agenda, mas que o trabalho poderia ser feito com outra pessoa a quem ela havia treinado e que estava preparada para prestar o serviço. No primeiro momento a cliente fica em dúvida, mas como precisava muito, aceitou. No horário agendado, a cliente é atendida pela nova profissional. Durante todo o processo em que o serviço era executado, a proprietária mais experiente e confiante observava e dava orientações precisas à nova profissional, de forma a garantir a tranqüilidade da cliente. Depois de uma hora de atendimento, o serviço é concluído e a cliente sai satisfeita.

Valendo-se do primeiro exemplo, pode-se observar que as enormes filas e o mau atendimento no check out resultou em uma qualidade aquém do que o cliente tem como expectativa ao entrar em um grande supermercado. Por outro lado, a percepção do segundo exemplo evidencia a pertinência e a importância na transferência de conhecimento como melhoria continua na operação de um serviço.  As condições do processo do serviço e a flexibilidade dependerão dos conhecimentos nele incorporados.

Criaram um concurso que premiará as idéias que comprovem que  “fazer divertido” é a melhor saída para os dias atuais e oferecem um prêmio de 2.500 Euros para o ganhador. O regulamento do concurso expressa: “Encontre a sua própria evidência para a teoria de que a diversão é a melhor maneira de mudar o comportamento para melhor. Para si mesmo, para o ambiente ou algo inteiramente diferente. Suas configurações devem ser apresentadas com uma breve declaração escrita, além de uma visualização da idéia em si. Poderia ser um simples esboço, fotos ou um filme de um protótipo. Você decide o que vai fazer justiça a sua entrada.

Idéias geniais estão surgindo como a experiência da escada piano.  A ação, feita em conjunto pela agência de publicidade DDB e pela Volkswagen, foi implantada em um metrô de Estocolmo, na Suécia. Imagine-se descendo as escadas do metrô, como faz todos os dias, e começa a ouvir sons de piano, tocados em ritmo que vai de acordo com os seus passos. Essa foi a proposta da agência de publicidade DDB em uma parceria com a Volkswagen. As duas empresas se reuniram para criar um experimento que comprovasse a Fun Theory e estimulasse as pessoas a mudarem seus hábitos pela “diversão”.  A experiência ocorreu na capital da Suécia, Estocolmo. O resultado foi surpreendente e ampliou o uso das escadas em 66%. O resultado você confere no vídeo.

Outras experiências podem ser conferidas no site do projeto - http://www.thefuntheory.com/