Todo evento tem suas peculiaridades e características e o grande desafio dos organizadores é compartilhar o conhecimento adquirido durante o processo de preparação com a equipe que é contratada especificamente para os dias de realização do evento. A Comissão organizadora trabalha normalmente em períodos que chegam a vinte e quatro meses ou mais, acumulam uma série de informações e quando chega o dia do evento, precisa ter critérios e métodos para repassar o conhecimento para quem chega.

Sugere-se elaborar um guia ou manual que seja entregue para os profissionais pontuais e fornecedores envolvidos dentro de uma reunião especialmente elaborada para este fim.

Apresento um roteiro para auxiliar essa função:

  1. Escolher um local apropriado para realizar este encontro. O ideal é que seja feito no mesmo local em que o evento ocorrer.
  2. Prepare um roteiro, etiquetas com os nomes das pessoas (crachás). Contrate serviços de café, água, ou um almoço ou mesmo um coquetel de encerramento para permitir a interação entre os profissionais envolvidos. Isso permitirá que as pessoas se conheçam antes de realizar o evento em si.
  3. Ao iniciar a reunião, faça um aquecimento e convide as pessoas a se apresentarem, citando uma característica pessoal e a função ou serviço que executará no evento.
  4. Apresente as comissões de compõe o evento. O ideal é a presença da  Comissão Organizadora, da Comissão Técnica e equipe gerencial. Se isso não for possível, preparar uma apresentação em “power point” com os nomes, função e foto de cada indivíduo envolvido.
  5. Convide todos os coordenadores de área para se apresentarem citando as funções e congregando as equipes subordinadas.
  6. Em uma apresentação visual, mostre todas as áreas do local em que o evento ocorrerá. Ilustre com fotos, mapas, guias e roteiro. Apresente as peculiaridades, as posições estratégias e localizações principais e entregue uma cópia para os participantes e fornecedores envolvidos.
  7. Evidencie o programa do evento numa apresentação visual (power point). Leia cada item, fale sobre as formas de apresentação, cite os tempos, comente sobre o perfil dos palestrantes e convidados. Peça para que cada um estude o programa e saiba tudo sobre o mesmo, a fim de orientar os participantes do evento.
  8. Ressalte e repasse algumas orientações gerais de atendimento, entre elas:
  • Primar pela boa apresentação e aparência pessoal, mantendo sempre impecável seu uniforme.
  • Ter bom senso no atendimento, cordialidade e solicitude.
  • Procurar ao máximo auxiliar o participante em qualquer informação que ele solicitar.
  • Evitar a impressão de impaciência, quando estiver à espera de alguma solicitação por parte do participante ou comissão organizadora.
  • Atender às reclamações dos participantes com respeito, procurando resolvê-las dentro das possibilidades, ou se necessário reencaminhando à secretaria do evento.
  • Comunicar imediatamente à coordenadora ou responsável pelo evento, a presença de pessoas indesejáveis ou de comportamento suspeito, a fim de preservar a boa imagem do evento.
  • Procurar prever as necessidades dos participantes e avaliar as circunstâncias do momento; procurar acomodar da melhor maneira possível as mais diversas situações e refletir sempre serenidade, que assegure ao participante o desejo de lhe ser útil.
  • Zelar pela conservação dos móveis, máquinas e equipamentos e materiais sob sua responsabilidade.

Ao término da reunião, enfatize os horários de trabalho de cada profissional e entregue uma pasta com cópia da apresentação realizada, com os nomes dos integrantes das comissões e do programa do evento.