A programação técnica de um evento deve seguir alguns critérios de inovação e criatividade. Considerando que o evento seja de atualização científica, o programa básico de um evento desta natureza é composto pela apresentação de temas livres normalmente inscritos por estudantes da área de mestrado e doutorado, dentro do tema geral especificado pela comissão organizadora. Os acadêmicos submetem seus artigos e uma comissão cientifica os avalia e no caso de aprovação, cada um normalmente tem de 10 a 15 minutos para apresentação que pode ser em forma de palestra  ou em forma de poster (que são afixados em um local específico na área do evento).

Para complementar essa programação que atrai muitos participantes, costuma-se preencher as lacunas com grandes personalidades internacionais ou nacionais, autores de livros de destaque na área ou profissionais renomados. Identificar como se chega nessas pessoas é a chave do sucesso do programa técnico. Inicialmente deve-se fazer um grande levantamento, em forma de brainstorm, que nomes se deseja ter no evento. Sem censuras, sem limitação, sem restrições. Depois que se defina os nomes, é a hora de voltar para a realidade e seguir os seguintes passos:

  •  definir qual o orçamento que o evento dispõe para esse rubrica.
  • identificar quem na comissão organizadora conhece os nomes selecionados e que possa ajudar nos convites.
  • fazer contato com as editoras dos autores em questão para pedir ajuda na emissão dos convites.
  • pedir auxilio para órgãos de pesquisa e fomento para ver se os nomes constam do banco de dados e se eles podem efetivar o contato inicial em nome da comissão organizadora.
  • escrever para as universidades das quais os palestrantes fazem parte e enviar um convite.
  • fazer contato com Bureaus de palestrantes, via internet, e contratar os nomes selecionados. Essa opção deve ser a última a ser atendida tendo em vista que essas empresas cobram valores significativos por este trabalho, mas resolvem.

Uma vez identificada a forma de fazer os contatos com os nomes selecionados, a comissão organizadora deve assumir os contatos com a pessoa que aceitar o convite para definir detalhes da palestra, forma de apresentação, modo de efetivar o pagamento, emissão de passagens aéreas e reservas de hotel, receptivo em aeroportos etc.