A primeira etapa para se construir um projeto comercial ou um plano de negócios para um evento, é o estabelecimento do padrão que se deseja para o mesmo. Decisões simples como o tipo de alimentação que será servida, a qualidade da pasta e material aos congressistas, o cachê ou honorários dos palestrantes são alguns dos pontos que devem ser avaliados.

Como qualquer planejamento, essa etapa consiste em saber e idenficar quanto que se poderá gastar com a realização do evento e quanto se espera lucrar com isso. Um evento pode ter diferentes objetivos quanto ao resultado financeiro. Pode ser moldado como uma atividade empresarial e como tal deve dar lucro, pode ser um encontro acadêmico cujo objetivo é entre outros, a disseminação do conhecimento e espera-se apenas pagar todas as despesas ou pode ser uma atividade filantrópica e o resultado final ajudará alguma instituição ou ONG.

Independente do tipo de evento, um planejamento e suas estimativas devem ser robustas e com bastante “gordura”. Utilizo a metáfora de um churrasco de costela colocada no fogo para ser saboreada horas depois. No momento em que é colocada no fogo, a carne deve estar acompanhada da capa de gordura que costuma acompanhar a peça e somente depois de umas cinco horas é que a mesma será saboreada, acompanhada de uma cerveja e absolutamente sem a gordura. Assim é um orçamento. Devemos prever os excessos pois no caso de não se obter um patrocínio ou apoio financeiro, tem-se o que cortar a fim de não prejudicar o evento.

O grandes itens [sugestivos] que devem compor uma planilha orçamentária são:

  • Material gráfico
  • Material a ser distribuido aos participantes (pastas/blocos/camisetas/canetas etc)
  • Divulgação e mídia
  • Local do evento e Decoração
  • Sinalização
  • Palestrantes e convidados
  • Equipe técnica de trabalho
  • Equipamentos
  • Alimentação e Bebidas
  • Atividades Sociais
  • Hospedagens e Transporte
  • Honorários empresa organizadora

Cada item citado deve ser subdivido em tantos outros itens quanto forem as despesas previstas para o evento.